Zważ ryzyko

Jedną z cech kandydata na operatora, którą psychologowie sprawdzają w czasie rekrutacji, jest skłonność do ryzyka. Idealny kandydat musi znajdować się gdzieś pomiędzy postawą „jest ryzyko, jest zabawa” a „wolę być po bezpiecznej stronie”. Z jednej strony musi umieć wejść w sytuację ryzykowną – bo właśnie w takie miejsca będą go wysyłali. Z drugiej – powstrzymać się przed działaniem, które naraziłoby jego albo sekcję na zbyt duże niebezpieczeństwo. Większość z nas nie działa w sytuacjach tak stresujących i niebezpiecznych, jak żołnierze wojsk specjalnych, ale każdemu przyda się metoda na szybką ocenę ryzykownych sytuacji.

Każdy z nas na co dzień zarządza ryzykiem. Przed przejściem dla pieszych zupełnie intuicyjnie rzucasz okiem w lewo i prawo i już wiesz, czy jest dla Ciebie bezpiecznie. Nie musisz w takiej sytuacji wyciągać kartki i liczyć, czy zdążysz przejść przed nadjeżdżającym samochodem i jakie jest prawdopodobieństwo, że poślizgniesz się na mokrej ulicy. Nie potrzebujesz też konsultacji z grupą ekspertów żeby zadecydować, czy warto wracać z połowy drogi do pracy przez to, że w Twojej głowie pojawiła się myśl „Czy na pewno zamknąłem drzwi do mieszkania?”. Bóg wpisał w nas jakiś mechanizm oceny ryzyka i zwykle działa on po prostu dobrze.

Ale, jak większość rzeczy, ryzyko można oceniać intuicyjnie albo świadomie. O ile pierwszy sposób doskonale sprawdza się na co dzień w sytuacjach, które jako-tako znamy, czasami stajemy przed ważnymi decyzjami życiowymi, w których nasza intuicja nie wystarcza i warto wesprzeć się czymś pewniejszym. Dzisiaj pokażę Ci proste narzędzie, dzięki któremu będziesz mógł wesprzeć swoje decyzje i ocenić ryzyko związane z ich podejmowaniem.

Zacznijmy od tego, że w swoim życiu możesz przyjąć trzy postawy wobec ryzyka:

• wyprzeć je ze swojej świadomości – wtedy ryzyko pozostaje niezidentyfikowane i nie przyjmujesz do wiadomości, że ono jest;
• zakończyć na jego identyfikacji – gdy wiesz, że jakieś ryzyko istnieje, ale nic z tą wiedzą dalej nie robisz;
• opanowane – gdy zidentyfikowałeś ryzyko i, adekwatnie do oceny, przygotowałeś się na różne sytuacje awaryjne.

Operatorzy zawsze starają się opanować ryzyko związane z operacją – w dobrze zaplanowanej akcji, nie powinno być żadnego niezidentyfikowanego ryzyka. Metoda, którą chcę Ci dzisiaj pokazać, pozwala zidentyfikować i ocenić ryzyko, a więc stanowi punkt wyjścia do tworzenia planu awaryjnego.

Wyobraź sobie, że właśnie przygotowujesz prezentację do pracy albo na zajęcia i nie przepadasz za wystąpieniami publicznymi, więc Cię to stresuje – zupełnie zrozumiała sprawa. Co możesz zrobić, żeby ocenić, czy jesteś dobrze przygotowany?

Pierwszym etapem jest ustalenie, co może pójść nie tak. Prawdziwe niebezpieczeństwa kryją się w ryzyku niezidentyfikowanym i wypartym. Jeśli potrafisz nazwać potencjalny problem, jesteś już krok do przodu. Na początek wypisz po prostu jedna pod drugą (za chwilę przyda Ci się miejsce na prawo od każdej z nich) wszystkie sytuacje, których się obawiasz. Mi się udało wymyślić takie zdarzenia, które mogą pokrzyżować mi plany w czasie prezentacji:

• rzutnik nie będzie działał,
• prezentacja nie otworzy się na komputerze w sali,
• przyjdzie więcej osób, niż się spodziewam,
• obaczę, że ktoś w czasie prezentacji ziewa albo bawi się telefonem – moja prezentacja jest nudna,
• komputer się zawiesi w czasie prezentacji,
• coś przestanie działać i nie będę mógł przejść do następnego slajdu,
• z sali padnie pytanie, na które nie będę potrafił odpowiedzieć,
• usłyszę z widowni komentarz, który wybije mnie z rytmu,
• zapomnę, co chciałem powiedzieć przy danym slajdzie,
• zaschnie mi w gardle i nie będę mógł wydobyć z siebie słowa.

Oczywiście, jeśli masz inne pomysły do naszego ćwiczenia, możesz je dopisać (i podać w komentarzu dla mnie i innych czytelników).

Napisałem, żebyś po prawej stronie każdego z haseł zostawił trochę miejsca. To dlatego, że narzędzie, które dzisiaj Ci pokażę, wygodnie będzie wykonać w formie tabelki. Pierwszą kolumnę już masz – to sytuacja, której się boisz. Teraz potrzebujesz jeszcze trzech. Drugą kolumnę zatytułuj „prawdopodobieństwo”, trzecią – „ciężar”, a ostatnią „waga ryzyka”. Już mówię, o co w nich chodzi.

W kolumnie „prawdopodobieństwo” przypisz każdemu wydarzeniu szansę, że ono się wydarzy. Na razie skorzystaj ze skali od 0 do 5, gdzie 0 oznacza „nie ma szans, żeby to się wydarzyło”, a 5 – zdarzy się praktycznie na pewno. Czyli, jeśli wiem, że obsługa techniczna jest sprawna, regularnie sprawdza sprzęt i likwiduje usterki – mogę wpisać przy „rzutnik nie będzie działał” 1 albo nawet 0. Jeżeli jednak zazwyczaj pierwsze 15 minut prezentacji w danej sali mija na próbach skomunikowania rzutnika z laptopem – wpiszę jako prawdopodobieństwo tego zdarzenia 4 albo 5. Dlaczego taka skala – napiszę trochę dalej. Na razie dopisz intuicyjnie prawdopodobieństwo każdego z wydarzeń wpisanych w tabelkę.

Następna kolumna to „ciężar”. Zapisz tam – też w skali od 0 do 5 – jaka ciężko będzie Ci sobie poradzić, jeśli dany scenariusz wystąpi. Jeśli nie będzie to miało dla Ciebie znaczenia i będziesz po prostu prowadził prezentację dalej – np.. wiesz, że świetnie znasz swoją prezentację i poradzisz sobie z nią nawet bez slajdów – przypisz ciężar 0. Jeżeli wiesz, że bez kolejnego slajdu się zatniesz i nie będziesz potrafił powiedzieć następnego słowa – oceń ciężar jako 5. Znowu – oceń ciężar każdej z sytuacji zupełnie intuicyjnie. Pierwsza cyfra, jaka przyjdzie Ci do głowy, jest zwykle najbardziej adekwatna.

No i wreszcie ostatnia kolumna – waga ryzyka. Żeby ją uzyskać, pomnóż dla każdego wydarzenia jego ciężar i prawdopodobieństwo. Dzięki temu przypiszesz każdemu zdarzeniu ryzyko od 0 (jeśli jest nieprawdopodobne albo nie ma żadnego wpływu na Twoje działanie) do 25 (coś, co wystąpi praktycznie na 100% i będzie oznaczało dla Ciebie poważne trudności). Powiedzmy, że przed prezentacją ja wypełniłbym tabelkę tak:

Co z niej wynika? Że przede wszystkim powinienem wypracować sobie sposób na poradzenie sobie z dziwnym komentarzem z widowni i wymyśleć, jak przeprowadzić prezentację bez slajdów na rzutniku. Pozostałe sytuacje mogę zignorować bo albo są praktycznie nieprawdopodobne, albo nie mają dla mnie znaczenia (może dlatego, że już mam na nie wypracowany i sprawdzony plan awaryjny).

Teraz trochę szczegółów technicznych co do przygotowania i użycia takiej tabeli:

Kiedy stosować

Może to oczywista oczywistość, ale ta tabelka przyda Ci się na etapie planowania różnych rzeczy. Chodzi o to, żebyś mógł rozpoznać i z grubsza zmierzyć ryzyko tego, co może pójść nie tak. Dzięki temu przygotujesz się na niektóre czarne scenariusze i będziesz się mniej się stresować. Jeśli jesteś już w boju i coś zaczyna się walić – generalnie jest już za późno na taką ocenę i przygotowania. Chociaż możesz wykorzystać ją do szybkiej analizy tego, jak może rozwinąć się sytuacja.

Skala

Prosiłem, żebyś oceniał i prawdopodobieństwo, i ciężar danej sytuacji w skali od 0 do 5. Równie dobrze możesz każdy element ocenić od 0 do 10 (wtedy będziesz miał ryzyko ważone w zakresie 0-100), a jak Cię fantazja poniesie, to i 0-100. Tylko, moim zdaniem, nie ma to najmniejszego sensu, a jedynie utrudnia wykorzystanie narzędzia. Poszerzenie skali spowoduje tylko, że będziesz się dłużej zastanawiał, czy ciężar danego wydarzenia to dla Ciebie 54, czy raczej 57. Pozornie – o tym napiszę w dwóch kolejnych punktach – dostaniesz bardziej precyzyjną ocenę. Tylko jej wynik nie ma tak naprawdę dla Ciebie znaczenia, bo chodzi tylko o zgrubne określenie wagi ryzyka danego zdarzenia. Nawet przy skali pięciostopniowej nie ma większego znaczenia, czy dane zdarzenie „waży” 4 czy 6 – ważna jest informacja, że różni się ono istotnie od zdarzenia o wadze ryzyka 18.

Uważam wręcz, że – gdy poznasz już lepiej metodę – wystarczy Ci ocena prawdopodobieństwa i ciężaru zdarzenia w skali 0-3. Ale z doświadczenia wiem, że na początku najczęściej ludzie najbardziej komfortowo czują się przyznając oceny 2 lub 4. Już jakoś tak mamy:-).

Prawdopodobieństwo

Możesz się zastanawiać, skąd wziąć prawdopodobieństwo wystąpienia danego wydarzenia. O ile nie zarabiasz wykonując profesjonalne audyty ryzyka, intuicja powinna Ci w zupełności wystarczyć. Większość z nas całkiem dobrze sobie poradzi z oszacowaniem, czy jakieś zdarzenie jest mało-, średnio- czy bardzo prawdopodobne. I, jak już wspomniałem, zwykle pierwsza liczba, która przyjdzie Ci do głowy, jest najlepsza.

W tabelce powyżej oszacowałem prawdopodobieństwo tego, że zapomnę przemówienia wynosi 2 – czyli około 40%. Mógłbym poświęcić jakieś 15 minut na sprawdzenie w internecie, co mówią na ten temat statystyki i odkryć, że 60-80% osób ma problem z przemawianiem publicznym, ale uważam to za stratę czasu. Po pierwsze – nawet jeśli zmienię prawdopodobieństwo zdarzenia na 4, to (przy zachowaniu ciężaru 2), całkowita waga ryzyka zmieni się z 4 na 8. W przykładzie zdarzenie wskoczy do pierwszej trójki najbardziej ryzykownych sytuacji, ale tak naprawdę nadal jest to ryzyko w zakresie „kilka”, a nie „kilkanaście”. Po drugie – znam siebie na tyle że wiem, że bardzo rzadko „zacinam się” przy slajdach, które przygotowuję, więc opierając się na statystykach też wprowadziłbym do oceny ryzyka błąd.

Oczywiście, możesz szukać „twardych” danych do wykorzystania w Twojej ocenie tego, co Cię stresuje. Ale robisz to na własne ryzyko.

Ciężar

Ciężar wydarzenia to miara bardzo subiektywna i nie próbuj szukać obiektywnych danych. Chodzi o to, jaki efekt ma dane wydarzenie dla Ciebie. Popatrz na swoje doświadczenie i to, jak wcześniej zachowywałeś się w podobnych sytuacjach. Zastanów się, z jakimi zbliżonymi problemami się już mierzyłeś. Patrząc na przykład z tabelki – dzięki doświadczeniu w prowadzeniu kursów i prezentacji wiem, że praktycznie nie ma dla mnie znaczenia pytanie z widowni, na które nie znam odpowiedzi. Ale też znam siebie na tyle że wiem, że powinienem zabrać ze sobą butelkę wody – jeśli na sali będzie włączona klimatyzacja i nie będzie wody dla prelegentów, może mi po prostu zaschnąć w gardle. I nie ma dla mnie znaczenia, co o tych przypadkach mówią statystyki.

Co z tym zrobić?

Pewnie już się zorientowałeś, że sama tabelka jest tylko przypisaniem liczb do różnych możliwych wydarzeń – sama z siebie nic nie zrobi. Za to jest narzędziem, dzięki któremu:

• Zobaczysz, czego się naprawdę boisz. Tworząc tabelkę będziesz musiał wypisać konkretne rzeczy, których się obawiasz. Jasno określisz, co Cię niepokoi, będziesz mógł to nazwać i policzyć, ile tego jest. Gdy to zrobisz, przestaniesz się bać „wszystkiego”, a zobaczysz konkretne rzeczy, na które możesz zareagować.
• Ograniczysz swój stres. Po przypisaniu poszczególnym wydarzeniom wagi ryzyka zobaczysz, że niektórych rzeczy tak naprawdę nie ma się co bać, bo albo są bardzo nieprawdopodobne, albo ich nie będą miały większego wpływu na Twoją sytuację. Mniej rzeczy, którymi musisz się martwić podczas planowania, to mniej stresu przed i w czasie działania.
• Skupisz się na opracowaniu planu przetrwania dla scenariuszy, które mogą spowodować naprawdę poważne problemy. Na etapach spisywania sytuacji i ważenia ryzyka odrzuciłeś sytuacje mniej istotne, więc nie musisz się już nimi zajmować. Możesz całą swoją energię wykorzystać na przygotowanie się na wydarzenia, które naprawdę mogą się wydarzyć i pokrzyżują Twoje plany.

Jeśli stoisz przed stresującym wydarzeniem albo po prostu czegoś się boisz, poświęć kilka-kilkanaście minut na opracowanie tabelki z tego wpisu i planów przetrwania do najgorszych scenariuszy. Dzięki temu nazwiesz, zmierzysz i opanujesz ryzyko swoich działań. Z czasem nauczysz dokładniej i szybciej identyfikować punkty, w których coś pójść nie tak. Jak operator w czasie odprawy, będziesz analizował wszystkie czarne scenariusze, a przy okazji myślał jak ich uniknąć i jak z nich wyjść. Efekt? Będziesz lepiej przygotowany i mniej zestresowany, gdy będzie trzeba działać. A operator musi działać szybko i pewnie.

Mam nadzieję, że nie stresuje Cię, gdy widzisz nową wiadomość przychodzącą na skrzynce e-mail. Bo jeśli jest to dla Ciebie sytuacja nie do przeżycia, nie będziesz mógł się zapisać na mój newsletter i stracisz materiały opracowane specjalnie dla jego odbiorców. Co więcej – możesz przegapić niektóre wpisy, bo nie napiszę do Ciebie za każdym razem, gdy tylko jakiś opublikuję. To jak – zostawisz swój adres?