Macierz Eisenhowera

W zeszłym tygodniu pisałem o tym, jak można zorganizować swoje listy codziennych zadań. Prawdopodobnie nawet jeśli się zastosowałeś do moich porad (albo masz swoje, lepsze metody), i tak ilość rzeczy do zrobienia Cię przytłoczyła. Dlatego chcę Ci dzisiaj dać dodatkowe narzędzie, które pomoże Ci zobaczyć, na co tak naprawdę powinieneś poświęcić swój czas. Tym narzędziem jest macierz Eisenhowera.

Macierz Eisenhowera to narzędzie, które pozwoli Ci zaplanować swoje działania nie tylko na poziomie codziennym, ale także strategicznym. Jest to jedno z narzędzi, które możesz wykorzystać do zobaczenia swojego życia z perspektywy drona.

Postać macierzowa

Aby przygotować macierz, weź kartkę papieru i podziel ją na cztery części dwoma liniami – pionową i poziomą. W nagłówku pierwszej kolumny napisz „WAŻNE”, a drugiej – „NIEWAŻNE”. Pierwszy wiersz zatytułuj „PILNE”, a drugi – „NIEPILNE”. I macierz gotowa.

Możesz też skorzystać z mojego szablonu do pobrania:

• szablon w formacie docx,
• szablon w formacie pdf.

Utworzona macierz zawiera cztery pola i pozwala pogrupować Twoje sprawy na cztery kategorie:

• ważne i pilne,
• ważne, ale niepilne,
• nieważne, ale pilne
• nieważne i niepilne.

I to jest pierwsza rzecz, której można się nauczyć przy pomocy takiej macierzy. Często spotykałem się ze stwierdzeniem (padającym także z moich ust) w stylu „To jest ważne, bo jutro jest deadline”. W dzisiejszych czasach wiele osób za „ważne” uznaje to, co trzeba zrobić „na wczoraj”. Macierz Eisenhowera jasno rozróżnia priorytety i czas. I choćby tego warto się z niej nauczyć: to, że coś jest „na już” nie znaczy, że to jest ważne.

Co jest ważne?

Gdy masz już gotowy szablon macierzy, czas go wypełnić. Obstawiam, że bez problemu będziesz umiał zidentyfikować to, co jest dla pilne, a co może poczekać. Za to prawdopodobnie będziesz miał problem ze stwierdzeniem, co jest dla Ciebie ważne. I to jest naturalne – większość osób ma z tym problem na początku. Żeby ułatwić Ci zadanie proponuję, żebyś w odniesieniu do każdej sprawy, którą chcesz umieścić w macierzy, zadał sobie dwa pytania. Przede wszystkim powiedz sobie:

• Czy ja sam chcę zrobić tę rzecz?

Jest to ważne, bo w tym momencie mówię o wypełnieniu macierzy w odniesieniu do Twojego życia. Nie w odniesieniu do Twojej kariery, firmy w której pracujesz ani oczekiwań, jakie ma wobec Ciebie rodzina. Jeżeli nie czujesz w odniesieniu do danej sprawy motywacji wewnętrznej, prawdopodobnie wynika ona z Twoich zobowiązań względem innych lub jakiegoś oszustwa względem siebie samego, w które uwierzyłeś. A to oznacza, że dana sprawa prawdopodobnie nie jest dla Ciebie ważna. Dla spraw, które przejdą przez pierwsze sito odpowiedz sobie na pytanie:

• Czy czuję, że muszę to zrobić?

Chodzi mi o to „muszę” które czujesz, gdy na drodze do osiągnięcia celu spotyka Cię setna porażka, a Ty wstajesz i mówisz, że w końcu to osiągniesz. To pytanie pomoże Ci oddzielić sprawy, co do których jesteś zdeterminowany (te prawdopodobnie są dla Ciebie ważne) od tych które fajnie by było kiedyś zrealizować, ale jak tego nie zrobisz, to też nic Ci się nie stanie.

Te pytania mogą pomóc odpowiednio rozdzielić sprawy ważne od nieważnych osobom, które dopiero poznają siebie. Jeśli jesteś bardziej zaawansowany i wiesz coś o sobie – prawdopodobnie najlepiej będzie, jeżeli na każdą sprawę popatrzysz przez pryzmat swoich kluczowych wartości. Jeżeli sprawa wynika z którejś z 7 (jeśli jest ich 5 albo 10, to też dobrze) kluczowych wartości, którymi kierujesz się w życiu – to jest ważna. Jeżeli nie – prawdopodobnie możesz ją uznać za nieważną.

Dwa podejścia

Proponuję, żebyś macierz wypełnił dwa razy. Za pierwszym razem – wpisz do macierzy te zadania, które masz na swojej liście (lub listach) zadań do wykonania. To pozwoli Ci szybko uzyskać ogląd tego, co i kiedy masz do zrobienia w najbliższym czasie.

Gdy już to zrobisz, spróbuj wyjść na wyższy poziom i, zamiast poszczególnych zadań, wpisywać do macierzy całe swoje projekty i misje, których się podejmujesz w życiu. Czyli nie to, co robisz w tym tygodniu tylko to, co robisz (lub będziesz robił) w perspektywie 5 lat albo 10 lat.

Dlaczego zachęcam do takiego podejścia? Pierwsza macierz – zawierająca sprawy „codzienne”, pozwoli Ci dodatkowo uporządkować to, co robisz. Druga – zawierająca sprawy „strategiczne”, będzie dla Ciebie jednym z narzędzi patrzenia z perspektywy drona i pomoże Ci uporządkować życie.

Przy okazji – o innym narzędziu pomagającym wyjść na poziom drona napisałem we wpisie o 29 lutego.

Analiza wyników

I teraz najważniejsza rzecz: jak już będziesz pewny, że zawarłeś w macierzy wszystko, co chciałeś do niej wpisać na danym etapie, powinieneś zająć się… sprawami z komórki „ważne, ale niepilne”. Tak, właśnie tej.

To, co wpisałeś w komórce „nieważne i niepilne” to prawdopodobnie zjadacze czasu albo jakieś „ogony” po Twoich starych zobowiązaniach i powinieneś dążyć do zmniejszenia ich liczby w swoim życiu. A może nawet całkowicie je wyeliminować. A jeśli już się za nie zabierasz – to dopiero, jeżeli naprawdę masz za dużo wolnego czasu.

Sprawy „nieważne, ale pilne” to prawdopodobnie obszary, w których próbujesz się przypodobać innym i spełnić te ich oczekiwania, których wcale nie chcesz spełniać. To rzeczy, do których inni Cię poganiają, ale sam do nich nie jesteś przekonany. Dlatego sprawy z tej komórki (nawet, jeśli są pilne), możesz odsunąć dalej i zająć się poznawaniem swojej specjalności. Podobnie jak poprzednio – im mniej takich spraw masz w życiu, tym lepiej.

Sprawy „ważne i pilne”… tak, są ważne i tak, są pilne. To „gaszenie pożarów”. Więc logika nakazywałaby zacząć od nich. Ale… prawdopodobnie są to rzeczy, z którymi i tak już jesteś w plecy i jeśli odciągniesz ich realizację o chwilę, sytuacja nie pogorszy się jakoś strasznie. I żeby nie było – tej sprawy są ważne, więc tej ćwiartki nie możesz zaniedbać w swoim życiu. Ale możesz do niej przejść po zrealizowaniu jednego zadania z ćwiartki „ważne, ale niepilne”. I znowu – im mniej tutaj możesz wpisać, tym lepiej dla Ciebie.

Oprócz organizacji, znalazłem też inne zastosowanie tej komórki w poznawaniu siebie. Skoro pozwoliłem, żeby coś ważnego stało się palącym problemem, który pilnie trzeba rozwiązać to znaczy, że jakiś ważny dla mnie obszar wcześniej zaniedbałem. Pytając się siebie, dlaczego na to pozwoliłem, mogę zauważyć jakieś swoje dziwne zachowania, których wyeliminowanie może pozwolić na uniknięcie „pożarów” w przyszłości.

Komórka zawierająca sprawy „ważne, ale niepilne” to właśnie obszar, w którym możesz swojemu życiu nadawać odpowiedni kierunek i kontrolować, czy utrzymujesz się na dobrym kursie. Ponieważ nie są to sprawy pilne masz jeszcze czas, żeby odpowiednio ustawić ich realizację i reagować na pojawiające się problemy tak, żeby żadna z nich nie przeszła do spraw „pilnych”. I wiele mądrych osób mówi, że jeśli chcesz żyć swoją specjalnością, to powinieneś pracować głównie nad tym, co wpisałeś w tę komórkę macierzy Eisenhowera.

Jeśli jesteś nowym czytelnikiem i jeszcze nie wiesz, jak odkryć swoją specjalność, zachęcam Cię do przeczytania pierwszej i drugiej części poradnika na ten temat.

We wpisie o trzech listach napisałem, że prawdopodobnie najważniejsze rzeczy do zrobienia umieścisz na liście zadań bez zdefiniowanych terminów realizacji i że ja każdego dnia planuję pewną rezerwę czasową, żeby móc któreś z tamtych zadań zrealizować. W macierzy Eisenhowera widać, z czego to wynika. Zadania, które umieszczasz na liście „do zrobienia, jak tylko będę miał czas” na pewno nie są pilne. A jeśli odpowiednio kontrolujesz tę listę to na pewno pilnujesz też, żeby były to rzeczy dla Ciebie ważne (bo o nieważnych po prostu zapomnisz albo po jakimś czasie usuniesz je z tej listy). Dlatego w większości będą to sprawy ważne, ale niepilne. I dlatego ich realizacja może okazać się kluczowa, jeśli chcesz utrzymać swoje życie na odpowiednim kursie.

A jeśli nie dla mnie…

Powyżej opisałem, jak zastosować macierz Eisenhowera w swoim życiu. Ale jeśli zarządzasz jakąś organizacją albo planujesz jakieś wydarzenie, możesz użyć dokładnie tego samego narzędzia. Pamiętaj tylko, żeby na „ważność” patrzeć właśnie z perspektywy tej organizacji lub wydarzenia.

Real-life case study

Może jeszcze przykład (nietypowy jak na zastosowanie tego narzędzia) z mojego życia. Kiedyś byłem klubowiczem w jednej z sieciowych siłowni.

I przyznaję, że przez jakiś czas nie wiedziałem, po co tam chodzę (oprócz „żeby wreszcie o coś z sobą zrobić”). Były okresy, w których chodziłem tam tylko dlatego, że głupio było mi mieć karnet i się nie pojawiać – takie wizyty nie były ani ważne, ani pilne i prawdopodobnie były to najbardziej leniwe treningi w moim życiu i pewnie lepiej bym zrobił, gdybym w tym czasie został w domu i coś przeczytał albo spotkał się ze znajomymi.

Czasami, przy okazjach eventów biegowych w Krakowie, postanowiłem przygotowywać się do nich i zwykle treningi wtedy stawały się ważne i pilne – bo zaczynałem je za późno. I czasem kończyło się to kontuzjami, które potem przez parę miesięcy musiałem leczyć.

W pewnym momencie siłownia ogłosiła konkurs na najlepsze wyniki osiągnięte przez pół roku i dałem się machinie marketingowej w ten konkurs wciągnąć – w tym okresie treningi były pilne, ale nie były tak naprawdę dla mnie ważne (szczególnie jak stwierdziłem, że nagroda wcale mnie nie pociąga).

I wreszcie przyszedł czas, kiedy odkryłem w sobie, po co chcę ćwiczyć. Są ku temu dwa powody:

• być przygotowanym na sytuacje kryzysowe w moim życiu,
• zachować sprawność na stare lata.

Od kiedy to odkryłem, treningi są dla mnie czymś ważnym – wiem, jakie wartości się za nimi kryją i że są to dla mnie wartości kluczowe – i niepilnym – perspektywa wykorzystania owoców treningów absolutnie nie mieści się w moim zakresie planowania. Oczywiście, nadal czasem mi się nie chce i mam okresy, w których nie udaje mi się zebrać do trenowania. Ale wiem też, że z perspektywy naprawdę długoterminowej idę w kierunku, który wtedy sobie wyznaczyłem.

Parę słów na zakończenie

Tak więc zachęcam Cię do okrywania, co w Twoim życiu jest ważne i minimalizowania liczby pilnych spraw, które masz na głowie. Powodzenia!

Aha, jeszcze dwie prośby na zakończenie tego wpisu:

1. Być może spotkałeś się z tym narzędziem wcześniej i masz jakieś własne doświadczenia i przemyślenia na jego temat. Jeśli tak – na pewno i inni czytelnicy, i ja skorzystamy, jeśli podzielisz się nimi w komentarzach.
2. Jeśli śledzisz mojego bloga od dłuższego czasu możesz zauważyć, że ten wpis wygląda trochę inaczej, niż inne. Chciałbym wiedzieć, co sądzisz o takim stylu – komentarze i formularz kontaktowy są dla Ciebie.