Bullet Journal okiem faceta

Operator uczy się na najprostszym sprzęcie. Wtedy każda technologia, którą dostanie, może tylko polepszyć jego zdolność bojową. Warto o tym pamiętać w czasach, w których nawet woda mineralna musi mieć swoją apkę na smartfony, a „efektywność” definiowana jest jako „odklikać jak najwięcej zadań jak najszybciej”. Żebyś mógł wykorzystać tę wiedzę na co dzień, dzisiaj przedstawię Ci bullet journal – metodę zarządzania działaniem, która wymaga od Ciebie zwolnienia i zostawienia na chwilę wszystkich elektronicznych gadżetów. Podejmiesz wyzwanie?

Dlaczego w ogóle o tym piszę?

W polskiej blogosferze można już znaleźć dość dużo poradników na temat prowadzenia bullet journala. Ale kiedyś mój przyjaciel zauważył, że większość z nich pisana jest przez kobiety i chętnie przeczytałby opis metody, który nie zaczyna się do „moje kochane”. To zmotywowało mnie do poszukania źródeł i przygotowania tego wpisu. Opis metody i moje testy przeprowadziłem w oparciu o samouczek i poradniki dostępne na stronie bulletjournal.com – oficjalnej stronie autora metody. Do tego dorzucę trochę metodyki lean i moje przemyślenia po testach. Chciałbym, żebyś po przeczytaniu tego wpisu:

• mógł podjąć decyzję, czy chcesz spróbować takiej metody zarządzania działaniem,
• wiedział jak sprawdzić, czy metoda się u Ciebie sprawdza,
• potrafił sam znaleźć pomysły na to, jak dostosować metodę pod siebie.

Gotowy? To zanim przejdziemy dalej tylko wspomnę, że może spodobać Ci się też mój wpis o innym sposobie prowadzenia notatek. A teraz już jedziemy z dzisiejszym tematem.

Co to jest bullet journal?

Oryginalną metodę bullet journal (zwaną też BuJo, ale ten skrót wybitnie nie przypadł mi do gustu, więc zamiennie będę stosował po prostu określenie „dziennik”) opracował projektant produktów cyfrowych (wiem, wszyscy z branży IT pewnie już przestaną czytać za takie tłumaczenie „digital product designera”) Ryder Carroll, żeby:

śledzić przeszłość, organizować teraźniejszość i planować przyszłość.

Zgodnie z jego określeniem, ma to być

analogowa technologia XXI wieku,

ale akurat ja nie zgodzę się z tym stwierdzeniem – więcej o tym przeczytasz za chwilę.

Metoda ma być prosta do nauczenia się, wszechstronna i – co jest dla mnie jej największą zaletą – modyfikowana do woli pod potrzeby użytkownika. Twój bullet journal ma pomóc Ci się zorganizować i nikt inny nie musi go rozumieć. Sam autor metody mówi też, że tak naprawdę bullet journal może być dosłownie wszystkim. Zamiast więc rozważać, czym ten „dziennik punktowy” (obiecuję, już więcej nie będę tego tak tłumaczył) może, a czym nie może być, przejdźmy do wytycznych praktycznych.

Jak przygotować swój pierwszy bullet journal?

Na początek potrzebujesz odpowiedniego sprzętu. W tym przypadku niezbędne minimum to zeszyt i coś do pisania. Na razie komputer nie wchodzi w grę.

Jeśli chodzi o narzędzie do pisania wybierz to, czym najbardziej lubisz pisać: ołówek zabrany z listą z marketu budowlanego, długopis reklamowy, ulubione pióro. W tym momencie nie ma to większego znaczenia – ważne, żebyś chciał tym pisać. W zupełności wystarczy Ci jeden przybór do pisania – Twój bullet journal wcale nie musi być kolorowy.

Co do zeszytu, autor metody poleca (a jakżeby inaczej) zeszyt specjalnie opracowany pod bullet journal, dostępny na jego stronie. Inni użytkownicy zwykle polecają zeszyty typu Leuchturm1911 (sam takiego używam) albo Moleskine. Prawda jest taka, że swój bullet journal możesz prowadzić w dowolnym zeszycie czy notatniku. Możesz wybrać taki, który najbardziej pasuje Ci formatem, rodzajem i kolorem papieru i wyglądem. Z punktu praktycznego ważne jest, żeby Twój zeszyt:

• był poręczny, żebyś zawsze mógł mieć go przy sobie,
• miał dużą liczbę kartek, żeby wystarczył Ci na dłuższy czas.

Zanim jednak podejmiesz decyzję, że całe swoje planowanie przenosisz do bullet journala, na który wydasz masę pieniędzy, zachęcam Cię wcześniej do przeprowadzenia testów w małej skali – takie MVP. Kup sobie w najbliższym kiosku (albo wygrzeb z szafy) dowolny zeszyt 32-kartkowy – choćby taki, jaki ja dostałem na jednych ćwiczeniach wojskowych:

Podziel go zgodnie z zasadami bullet journal (zebranymi w punktach poniżej) i przez tydzień-dwa sprawdź, jak się czujesz w tej metodzie. Jeśli Ci się spodoba – możesz poszukać zeszytu pod dziennik na dłużej. Jeśli zobaczysz, że trudno jest Ci pamiętać o zabieraniu dziennika ze sobą i nie chce Ci się do niego patrzeć – nie zmarnujesz pieniędzy i miejsca na półce/biurku na nieużywany zeszyt.

Gdy masz już odpowiedni sprzęt, pora przygotować zeszyt pod twój bullet journal – nadać mu odpowiednią strukturę. Aby to zrobić:

1.Ponumeruj strony, jeśli nie są ponumerowane fabrycznie. Jeśli chcesz to zrobić szybciej – pisz numery tylko na nieparzystych (lub parzystych, jeśli wolisz).

2. Pierwsze cztery-pięć stron (w przypadku zeszytu testowego wystarczą 2-3) przeznacz na spis treści („index”). Dzięki niemu będziesz mógł szybko znaleźć potrzebną notatkę. Liczbę stron dostosuj tak, żebyś skończył na stronie nieparzystej (po prawej stronie zeszytu, o ile nie prowadzisz dziennika po hebrajsku albo japońsku). Zapisz pierwszą pozycję w spisie treści: spis treści i zapisz numer strony.

3. Kolejne dwie strony będą logiem przyszłości („future log”). Żeby go przygotować, podziel każdą z nich na trzy części – otrzymasz w ten sposób sześć komórek. Podpisz je nazwami kolejnych nadchodzących miesięcy (czyli jeśli zaczynasz prowadzić dziennik w lutym, to podpisujesz komórki marzec-sierpień). Wróć do indeksu i zapisz numery stron, na któ5ych prowadzisz log przyszłości.

4. Następne dwie strony zatytułuj nazwą bieżącego miesiąca (jeśli zaczynasz w lutym – będzie to luty). Na pierwszej z nich napisz pionowo numery kolejnych dni miesiąca i, obok nich, pierwszą literę odpowiadających im dni tygodnia. Na drugiej będziesz wpisywał zadania do zrealizowania w danym miesiącu – na razie możesz zostawić ją pustą (chyba, że już wiesz, co chcesz tam wpisać). Zapisz w indeksie nazwę miesiąca i odpowiadające mu numery stron. To będzie Twój planer miesiąca – „monthly log”.

5. Na kolejnej stronie wpisz dzisiejszą datę. Będziesz tutaj prowadził listę zadań do zrealizowania w kolejnych dniach, a także inne codzienne notatki. Tę część nazwę „dziennikiem”, a po angielsku jest to „daily log”. Dopisz te dwie strony do spisu treści.

Gotowe! Przygotowałeś szablon bullet journala. Teraz możesz zacząć go prowadzić.

Jak prowadzić bullet journal?

Pora na zapełnienie pierwszych stron w Twoim dzienniku. Poniżej znajdziesz oryginalne wytyczne, jak prowadzić swój dziennik:

Spis treści

Spis treści to prosta sprawa – po prostu zaczynając nową stronę, od razu wpisujesz ją do indeksu, żeby móc ją potem łatwo wyszukać. Nie ma od tego wyjątku.

Jeżeli różne strony podejmują tę samą tematykę możesz wybrać, czy wpisujesz je jako osobne wiersze, czy dopisujesz kolejne numery stron przy pierwszym podaniu tematu. Obydwie metody mają swoje zalety – ja stosuję pierwszą z nich.

Szybkie notowanie

Zgodnie z konwencją podaną przez autora, bullet journal powinieneś prowadzić metodą szybkiego notowania („rapid logging”). W skrócie chodzi o to, że Twój dziennik powinien być maksymalnie skrótowy – zawierać punkty, równoważniki zdań itp.

Do rozróżnienia poszczególnych typów notowanych zdarzeń, autor metody zaleca stosowanie następujących znaczników:

Drugą zasadą jest nadawanie dziennikowi struktury w czasie jego tworzenia – po prostu zawsze zapełniasz następną stronę nie patrząc na to, jak się ona ma do poprzedniej i następnej. Cały czas indeks pozwala Ci szybko dotrzeć do potrzebnych notatek.

Log przyszłości

Ta część służy zaplanowaniu kolejnych miesięcy. Wpisuj tutaj zadania, które wiesz, że na Ciebie będą czekały w danym miesiącu i zdarzenia, których się spodziewasz.

Gdy zbliżasz się do ostatniego miesiąca objętego logiem przyszłości, na najbliższej wolnej stronie zrób tabelkę dla kolejnych sześciu miesięcy i odpowiednio wpisz ją do indeksu.

Planer miesiąca

Planer miesiąca pozwala Ci ogarnąć zarówno ważne terminy (lewa strona – z kolejnymi dniami miesiąca), jak i zadania bez zdefiniowanej daty, które chcesz zrealizować w danym miesiącu (prawa strona – wypełniaj ją tak, jak listę zadań do zrealizowania).

Gdy kończy się dany miesiąc, najbliższe dwie wolne strony przeznacz na kolejny – przygotuj je zgodnie z opisem z punktu 4 w poprzedniej sekcji wpisu.

Dziennik

Na tych stronach będziesz zbierał listy zadań do realizacji i luźne notatki związane z danym dniem stosując znaczniki, które opisałem parę linijek wyżej. Zasadą jest, że planujesz każdy dzień na bieżąco – rano lub wieczorem dnia poprzedniego. Gdy dzień się skończy, po prostu piszesz poniżej kolejną datę i zapisy z nią związane. Gdy skończy Ci się miejsce na danych dwóch stronach, zaczynasz prowadzić dalszą część dziennika na kolejnej wolnej stronie, odpowiednio ją indeksując.

Inne notatki – kolekcje

Wszystkie części ze schematu mamy za sobą. Ale na tym funkcjonalność bullet journala się nie kończy. W dowolnej chwili możesz na kolejnej wolnej stronie zacząć notować to, co tylko potrzebujesz. Notatki z wykładu albo szkolenia, lista książek, które chcesz przeczytać, przepisy, lista kontrolna do spakowania plecaka na wyjście w góry, zmapowanie nowego pomysłu i co tylko jeszcze wymyślisz. Wszystko zależy od Twoich potrzeb i zakresu, w jakim chcesz stosować bullet journal. Pamiętaj jedynie, żeby każdą nową stronę dopisywać do indeksu. Ta część notatnika nazywana jest przez autora „kolekcjami” („collections”).

Migracja

Gdy kończy się dzień lub miesiąc, nadchodzi czas na zrobienie migracji („migration”). Chodzi o to, żebyś zatrzymał się i ocenił, co powinieneś zrobić z niezrealizowanymi zadaniami. Możesz je:

• wykreślić z listy, jeśli już nie będziesz chciał ich realizować,
• przenieść na następny dzień/miesiąc – czyli stwierdzić, że nadal chcesz je zrealizować w najbliższej przyszłości,
• przenieść do logu przyszłości – czyli chcesz je zrealizować, ale jeszcze nie wiesz, kiedy to zrobisz.

Migrację możesz przeprowadzić na kilku poziomiach:

• dzień w dzienniku: Na koniec każdego dnia przesuwasz niezrealizowane zadania na następny dzień (zadanie pozostaje w dzienniku), inny dzień w tym miesiącu (wtedy wyląduje w planerze miesiąca), albo przenieść go w dalszą przyszłość (do loga przyszłości). Sprawdź też w planerze miesiąca, czy nie masz zadań, które trzeba wpisać do planu następnego dnia.
• miesiąc: Gdy kończy się miesiąc, przeglądnij niezrealizowane zadania w dzienniku i planerze miesiąca, żeby wpisać je do planeru następnego miesiąca lub loga przyszłości. Sprawdź też, czy w logu przyszłości nie czekają zadania planowane na następny miesiąc.
• życie: Gdy kończy Ci się log przyszłości zobacz, które z wpisanych tam zadań powinieneś przepisać do planera na następne kilka miesięcy. Jest to też świetna okazja, żeby zastanowić się nad generalnym kursem w Twoim życiu. Jeśli skończy Ci się zeszyt i migrujesz bullet journal do nowego, zrób tak samo. Dodatkowo przeglądnij swoje kolekcje i przepisz te, których nadal będziesz potrzebował.

I najważniejsze:

Na koniec przypomnę, że najważniejszą cechą bullet journala jest to, że masz go dostosować do siebie. Jeśli potrzebujesz miejsca na coś, co nie mieści się w kategoriach podanych powyżej (chociaż nie wyobrażam sobie, żeby cokolwiek nie podchodziło pod „kolekcje”) – dodaj to do dziennika. Jeśli nie potrzebujesz którejś z powyższych kategorii – nie przeznaczaj na nią miejsca. Jeśli w czasie używania swojego notatnika chcesz coś zmienić w jego układzie, bo tak Ci będzie się lepiej z nim pracowało – zrób to. Podstawowa zasada bullet journala to funkcjonalność dla Ciebie. I nikogo innego.

Nic nowego

Po przeczytaniu dwóch powyższych sekcji możesz zapytać „I to wszystko?”. Odpowiedź brzmi: tak. Chociaż bullet journal jest opisywany jako przełomowa i innowacyjna metoda, tak naprawdę nie ma tutaj nic, czego bym nie robił już w podstawówce. Wtedy, kiedy żal było kasy na kalendarz, albo po prostu nie było w fajnych w okolicznych sklepach. Tak samo, jak zawsze kalendarza używałem równocześnie jako notatnika i trzymałem w nim niektóre listy zadań. Kwestia stosowania innych znaczników jest dla mnie pomijalna:-). Więc tyle z tej „analogowej metody XXI wieku”…

Z drugiej strony – jak zauważył mój przyjaciel, którego znacie z wtrącenia we wpisie o apteczce – bullet journal jest po prostu naturalną konsekwencją ewolucji dowolnego systemu zarządzania działaniem opartego o listy i kalendarz. Jeśli prowadzi się taki system przez dłuższy czas, w końcu dojdziesz do czegoś właśnie na kształt właśnie takiego dziennika.

System jest też fajnym sposobem na wprowadzenie nieciągłości do zarządzania działaniem. Tę zaletę odczują osoby, które przyzwyczajone są już do planowania z pomocą aplikacji, gubią się w codziennym ferworze odkreślania kolejnych zadań lub mają problem z rozróżnieniem zadań codziennych i długofalowych.

Czy to zabiera autorowi cokolwiek z innowacyjności? W moich oczach – absolutnie nie. Większość dzisiejszych innowacji to właśnie albo łączenie rzeczy, które dobrze znamy już od dawna, albo przywracanie czegoś, co parędziesiąt albo paręset lat temu było absolutnie naturalne. Po prostu – znak czasów. Nie zmienia to faktu, że Ryder Carroll wymyślił sensowny i prosty system zarządzania działaniem i potrafił zachęcić ludzi do jego używania. I chwała mu za to, bo przez to dotarł z metodą do wielu osób, które inaczej nie pomyślałoby o spisaniu zadań lub terminów do kalendarza.

Jak testowałem bullet journal?

Wszystko, co pisałem powyżej oparłem o oryginalne opisy ze strony metody i dwóch pierwszych rozdziałach książki, która ma wyjść w najbliższym czasie po polsku. Teraz przejdę do swoich przemyśleń.

Od paru miesięcy jako notatnika używam zeszytu Leuchturm1917 i właśnie w nim zacząłem prowadzić testy. Zeszyt ma na pierwszych wydrukowany indeks, więc wykorzystałem ten element i nie musiałem go robić. Na najbliższej niezapisanej stronie – była to 66 ze 120 – napisałem planer przyszłości. Już tutaj wprowadziłem pierwszą modyfikację – na dwóch stronach zmieściłem dwanaście, a nie sześć miesięcy i zapisałem tam znane plany na ten rok.

Kolejne dwie strony przeznaczyłem na planer stycznia – po lewej stronie dni miesiąca i najważniejsze wydarzenia z nimi związane, po prawej – zadania do zrealizowania w danym miesiącu bez ściśle określonego (na etapie planowania) terminu.

Kolejne dwie strony były pierwszymi dwoma dziennika. Przetestowałem dwie metody prowadzenia go i napiszę o tym niżej.

Kolejna strona posłużyła mi do śledzenia wyrabiania nawyków i realizacji zadań, które robię codziennie. Tutaj zmieściłem różne modlitwy, w tym czytanie Pisma Świętego, tworzenie bloga, czytanie książek i naukę języków.

Stronę obok przeznaczyłem na monitorowanie postępu w moich celach do zrealizowania w tym roku – tych, które nie wiążą się z wyrabianiem nowego nawyku, a więc nie mieszczą się na poprzedniej stronie. Wystarczyła mi do tego jedna tabelka (cele monitorowane w perspektywie miesiąca) i dwie listy (cele określone w perspektywie roku).

No i dalej poszły kolekcje, przeplatane od czasu do czasu kolejną porcją dziennika. Wśród list, które zapisałem, znalazły się:

• książki do przeczytania,
• filmy do oglądnięcia,
• gry do zagrania,
• wydarzenia do zaplanowania,
• oprogramowanie do kupienia,
• pomysły na prezenty dla różnych osób,
• notatki z tego, co czytam,
• mapy myśli nowych pomysłów,
• notatki do przygotowania wpisów,
• notatki ze spotkań,
• przemyślenia z czytanych książek,
• ćwiczenia kaligrafii,
• lista zadań „kiedyś/może”.

Gdy piszę te słowa, mój bullet journal dochodzi do 40 stron i kontynuuję testy.

Na czas testów nie rezygnowałem ze swoich podstawowych narzędzi do planowania i zarządzania działaniem – kalendarza Google i Todoist. Dopóki nie decyduję się na całkowite przejście na jakiś system, nigdy nie zarzucam tego, z czego aktualnie korzystam. Prowadzenie kilku systemów równocześnie wymaga więcej czasu, ale mogę na bieżąco porównać, z którym pracuje mi się lepiej.

Wnioski z testów

Przede wszystkim muszę przyznać, że metoda sama w sobie całkiem mi się podoba. Lubię notować, a faktycznie pan Carroll opracował „szkielet” metody, który można wdrożyć w 15 minut i w trakcie używania dostosowywać pod siebie.

Bardzo podoba mi się koncepcja loga przyszłości jako sposobu na zaplanowanie wydarzeń odległych w czasie (albo takich, które nie mają jeszcze określonego terminu). Świetnie u mnie sprawdza się też lista zadań na dany miesiąc (znowu – tych bez konkretnej daty). Dotychczas do takich rzeczy musiałem jakoś obchodzić funkcjonalności kalendarza i programu do listy zadań i przypisywać im fikcyjną datę (zwykle pierwszy dzień miesiąca albo poniedziałek w danym tygodniu). Przy użyciu zeszytu – problem znika.

Podobają mi się też tabelki, które wprowadziłem do monitorowania zadań codziennych oraz celów rocznych. Na dwóch stronach mam jasny zapis tego, jak mi idzie i gdzie jestem w ich realizacji, a przy okazji takie zadania nie dodają mi działań pozornych na liście codziennych zadań.

Najgorzej sprawił się u mnie sam dziennik z zadaniami. Pewnie dlatego, że jestem już przyzwyczajony do kalendarza Google i Todoist i ten system po prostu się u mnie sprawdza. Nie mam też problemu z przeglądami systemu na różnych poziomach, więc nie czuję zalet codziennej migracji zadań. Zapewne ktoś nowy w temacie (albo kto dotychczas miał problemy z wdrożeniem systemu zarządzania działaniem) może odbierać to inaczej. Dodatkowo, jeśli codziennie realizujesz wiele zadań, czas spędzany nad zeszytem może w końcu obniżać Twoją efektywność, zamiast ją podwyższać.

Muszę za to powiedzieć, że umieszczenie listy zadań w zeszycie pozwala przeskoczyć kolosalną wadę, którą mają dla mnie wszystkie programy do zarządzania działaniem: zmianę daty o północy. Ponieważ zwykle pracuję nad własnymi projektami wieczorami, północ często zastaje mnie przy pracy. W każdym programie oznacza to, że kończący się dzień zostaje automatycznie podsumowany, a zadania niezrealizowane – oznaczane jako przeterminowane. Na papierze to ja decyduję, kiedy kończy się dzień i mogę nawet stosować różne godziny dla zadań z różnych kategorii. Na przykład wiem, że telefonu do większości firm po 17 już nie zrealizuję, ale nad blogiem mogę spokojnie pracować o 1 w nocy i nadal nie przekroczyłem swojego deadline’u.

Problemem jest też dla mnie zasada zapełniania kolejnego dnia w dzienniku „na bieżąco” – rankiem lub wieczorem dnia poprzedniego. Jestem przyzwyczajony do tego, że mogę szybko przeglądnąć planowane listy zadań na kolejne dni i zobaczyć w ten sposób, gdzie mam więcej wolnego czasu. W bullet journal, żeby zaplanować kolejne dni, muszę założyć na każdy z nich określoną ilość miejsca na stronie. Próbowałem tak robić, ale jednak zawsze kończyło się to albo białymi przestrzeniami pomiędzy kolejnymi dniami, albo wpisywaniem na dany dzień pomiędzy linijkami kolejnych zadań, które nagle wyskoczyły. Być może mój problem wynika z niewłaściwego korzystania z planeru przyszłości i miesięcznego, ale jakoś wpisywanie kilkudziesięciu zadań na tych stronach tylko po to, żeby je potem przepisać na określony dzień, uważam za stratę czasu i miejsca.

Nie udało mi się też jeszcze znaleźć sensownej metody na wprowadzenie znanej z Getting Things Done skrzynki spraw przychodzących, która jest według mnie rewelacyjnym pomysłem. Oczywiście, można po prostu przeznaczyć dwie strony, a jak zabraknie na nich miejsca – kolejne dwie, ale… to brzmi za prosto. Chociaż może właśnie w takiej prostocie jest siła tego pomysłu.

Za to nie widzę problemu, żeby dodać do dziennika listę najbliższych działań na osobnej kartce – tak, jak opisałem tutaj.

Nie jestem przekonany do samej koncepcji „szybkiego notowania”. Wpływa na to moje przyzwyczajenie do metodologii GTD, gdzie każde zadanie ma zawierać maksymalną liczbę szczegółów potrzebnych do jego wykonania. Swoje zapewne dodaje fakt, że piszę po polsku. Różnice w składni, precyzji słownictwa i średniej długości słowa pomiędzy językami polskim i angielskim sprawiają, że trzeba dużo popracować, aby przystosować do naszego języka system notowania proponowany dla bullet journala. Tak więc uważam, że po prostu trzeba w dzienniku pisać tak, żeby był dla Ciebie funkcjonalny.

System ma też trzy podstawowe wady wynikające z odejścia od formy cyfrowej. Żeby użyć bullet journala, musisz mieć go przy sobie, mieć odpowiednie oświetlenie i móc w nim pisać. Oznacza to, że jeśli wpadnie Ci do głowy świetny pomysł w momencie, gdy jesteś na zakupach – możesz zapomnieć o nim, zanim go zapiszesz. Jeśli chcesz użyć notatnika w nocy – ryzykujesz obudzenie rodziny. Nie możesz też użyć metody, jeśli prowadzisz samochód, a jeśli chciałbyś to zrobić w czasie jazdy autobusem – pisanie będzie co najmniej utrudnione.

No i na koniec – nie odkryłem jakoś terapeutycznej strony prowadzenia bullet journala. Pewnie dlatego, że lubię pisać w zeszycie i dużo notowałem przed rozpoczęciem testów metody.

Bullet journal nie jest dla wszystkich

Moja ostateczna konkluzja: pomimo dobrych chęci pana Carrolla, metoda bullet jounallingu nie jest dobra dla wszystkich. W niektórych przypadkach będzie po prostu sztuczna. Zachęcam do jej wypróbowania i wyciągnięcia własnych wniosków ale uważam że metoda może się nie sprawdzić, jeżeli:

• każdego dnia realizujesz więcej niż kilkanaście zadań – tworzenie list zadań i przepisywanie ich w czasie migracji będzie zajmowało Ci dużo czasu;
• musisz mieć zaplanowane zadania na jakiś czas do przodu – jak wspomniałem powyżej, bardzo trudno było mi zarezerwować odpowiednią ilość miejsca na poszczególne dni;
• nie lubisz pisać ręcznie albo nie umiesz odczytać swojego pisma – po pierwsze, nie ma sensu się do czegoś zmuszać, po drugiej – na nic Ci notatki, jeśli ich nie odczytasz;
• żyjesz w warunkach, w których często trudno Ci będzie notować – o tym już wspomniałem;
• pracujesz z informacjami niejawnymi – zeszyt nie ma żadnego szyfrowania i zabezpieczeń, o ile nie trzymasz go w sejfie;

Niezależnie od tych punktów – po prostu zachęcam do sprawdzenia metody na sobie. Może akurat Ci się spodoba i znajdziesz sposób, żeby ominąć wymienione przeze mnie problemy.

Statystyki i największa zaleta bullet journala

Na koniec zostawiłem jeszcze jedną z moich modyfikacji bullet journala: statystyki produktywności. Bardzo lubię na nie patrzeć w programach do zarządzania zadaniami – nawet niepozorny i prosty wykres potrafi powiedzieć wiele o tym, jak mi poszło w danym dniu.

Oczywiście, o statystyki w przypadku bullet journala trzeba zatroszczyć się samemu. I chociaż Ryder Carroll nic o nich nie mówił (przynajmniej nie w tych materiałach, które znalazłem), ich prowadzenie polepsza jakość prowadzonego dziennika, uwidaczniając jego najmocniejszą cechę.

A tą cechą jest – jak już wspomniałem – wprowadzenie nieciągłości do zarządzania działaniem. Dodanie nowego zadania, zaznaczenie jego realizacji, przesunięcie go na inny dzień – to wszystko wymaga w bullet journalu więcej pracy, niż w przypadku dowolnego programu do prowadzenia listy zadań. To z kolei oznacza, że do wykonania każdej takiej operacji potrzebujesz krótkiej chwili, a dzięki temu możesz się zatrzymać i działać bardziej świadomie. Czy to zadanie naprawdę jest dla Ciebie tak ważne, że chcesz je przenieść na inny dzień? Czy znajdziesz na to czas w najbliższych dniach? Czy nie sądzisz, że za dwa miesiące za dużo zwali Ci się na głowę? Prowadząc dziennik, planer miesiąca i log przyszłości przez dłuższy okres, stajesz się coraz lepszy w planowaniu i zaczynasz doceniać swój czas.

Prowadzenie statystyk produktywności to kolejne zadanie wymagające wprowadzenia nieciągłości. Kluczem jest znalezienie wartości, którą chcesz mierzyć. Jeśli chcesz spróbować, zacznij codziennie w dzienniku dopisywać liczbę zadań zrealizowanych i zmigrowanych danego dnia. Możesz też przeznaczyć parę stron na rysowanie wykresu tych dwóch wartości albo prowadzenie tabeli pokazującej, jak w kolejnych dniach, tygodniach czy miesiącach zmieniały się te liczby. Jeśli zaczniesz tak robić, z czasem sam znajdziesz inne liczby, które mogą oddawać Twoją produktywność i pomogą Ci ocenić Twoją wydajność, a jednocześnie będziesz po prostu działał coraz mądrzej.

Co wdrażam do dalszych testów?

Gdy piszę ten wpis, nadal kontynuuje swoje testy metody. W stosunku do schematu opisanego powyżej, wprowadziłem następujące modyfikacje:

1. Przebudowałem future log. Teraz zajmuje on łącznie sześć stron. Cztery z nich to zapis bieżącego roku wg schematu podanego przez autora metody – jedna strona na trzy miesiące. Dwie ostatnie strony to planer na kolejne lata – poszczególne wiersze na nim to „2020”, „2021” i „po 2021”. Wiem, nie potrafię jeszcze żyć tylko dniem dzisiejszym…

2. Ponieważ świetnie sprawdziła się u mnie tabela do monitorowania zadań codziennych, zrobiłem analogiczne dla zadań realizowanych każdego tygodnia i miesiąca.

Po wprowadzeniu tych dwóch modyfikacji, planuję prowdzenie bullet journala do końca zeszytu. Wtedy podejmę decyzję, czy wdrożyć metodę do mojego zarządzania działaniem na stałe, a jeśli tak – to w jakiej formie. Na dzień dzisiejszy skłaniam się ku połączeniu bullet journala i programów, których używam:a

• Bieżące zarządzanie działaniami danego dnia i ważnymi terminami zostawiam w Todosist i kalendarzu Google.
• Bullet journal służy mi do ogólnego planowania i monitorowania zadań na przyszłość oraz jako notatnik. Zostawiam future log, planery miesięcy i kolekcje. Z tą różnicą, że zaraz za future logiem robię od razu planery miesięcy na cały najbliższy rok. Chcę mieć wszystkie miesiące zebrane w jednym miejscu, obok siebie.
• Zostawiam w bullet journalu śledzenie zadań codziennych, cotygodniowych i comiesięcznych oraz monitorowanie postępów w realizacji dużych celów.
• Część dziennika zredukuję praktycznie do monitorowania treningów i zaznaczenia bardzo ważnych wydarzeń. Nie będę tutaj śledził bieżących zadań i terminów.

Oczywiście, z czasem nawet te założenia mogą się zmienić. Będę dawał znać w komentarzach pod tym wpisem, jak przebiegają moje dalsze testy. Jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia – zostaw parę słów komentarza od siebie.

Aktualizacje

1. Gdy przychodzi pora weekendu, w dzienniku nie wyróżniam poszczególnych dni – po prostu wpisuję „SB/ND” z odpowiednimi datami. Zwykle i tak nie ma znaczenia, w który z dni weekendu zrobię dane zadanie, więc nie widzę sensu w sztucznym rozdzielaniu zadań pomiędzy nimi. Jeśli coś mam faktycznie zrobić w konkretny dzień – po prostu przy tym zadaniu zapisuję datę.

Cyfrowa metoda analogowa

Zanim zakończę, wspomnę jeszcze o aplikacjach, które pozwalają na prowadzenie bullet journala w telefonie. Z jednej strony jest to sprzeczne z założeniem metody (która ma być analogowa). Z drugiej – skoro dziennik ma być w pełni modyfikowalny, to nawet taka modyfikacja wchodzi w grę. A potwierdza to fakt, że jedna z aplikacji pochodzi właśnie od Rydera Carrolla.

Obydwie aplikacje w sklepie Google Play bez opłaty nie ukażą nam pełni swojej funkcjonalności, więc nie sprawdzałem ich działania w praktyce. Chciałem tylko żebyś wiedział, że takie rozwiązania też istnieją i pozwalają zminimalizować niektóre niedogodności metody, o których wspomniałem.

Drugim sposobem na przeniesienie dziennika do chmury jest wykorzystanie notatnika i długopisu, które automatycznie zapisują Twoje notatki w aplikacji. Na pewno Moleskine ma w ofercie takie rozwiązanie, ale ze względu na koszt (ok. 800 zł za starter i 200 zł za każdy kolejny zeszyt), nie mam zamiaru na razie po nie sięgać.

Swoją drogą – jeśli mam notatkę która jest tak ważna, że chcę ją utrwalić, po prostu robię jej zdjęcie telefonem i wklejam do OneNote (jedno z moich podstawowych narzędzi).

Pisz, planuj, realizuj

Teraz nie pozostaje mi nic więcej, jak jeszcze raz zachęcić Cię do wypróbowania metody na własnej skórze. Jeśli masz jakieś pytania albo coś opisałem niejasno – daj mi znać w komentarzu albo napisz do mnie przez formularz kontaktowy. Postaram się odpowiedzieć na wszystkie pytania i rozjaśnić sprawę.

Jeszcze raz też do przeglądnięcia oficjalnej strony bulletjournal.com. Autor przygotował tam wiele samouczków i przykładów pokazujących, jak może wyglądać dziennik. Jeśli zapiszesz się tam na newsletter, dostaniesz także dostęp do dwóch rozdziałów książki na temat metody, która w tym roku ma zostać wydana w języku polskim, oraz skróconą instrukcję tworzenia bullet journala po polsku.

A gdy już przetestujesz prowadzenia dziennika – zachęcam do podzielenia się swoimi wrażeniami i przemyśleniami w komentarzach pod tym tekstem.

Wspomniałem już o newsletterze pana Carrolla. Ale przecież prowadzę też swój newsletter. Jeśli się do niego zapiszesz, dostaniesz parę bonusów – w tym mój pierwszy e-book – oraz będziesz jako jeden z pierwszych wiedział o tym, że opublikowałem nowy wpis. A dzięki temu będziesz mógł szybciej wdrożyć to, o czym piszę, w swoje życie. Jeśli się na to piszesz – zostaw swój e-mail poniżej.