Skąd wziąć czas? – PORADNIK

Parę godzin temu zaczął się rok 2016. W tym roku każdy z nas dostanie dodatkowy dzień do wykorzystania – czyli razem będzie ich 366. To 8784 godziny (teraz już o kilka mniej). A to daje ponad 31 milionów sekund. Ponieważ pewnie każdy z nas wchodzi w ten nowy czas z kupą zaległości z poprzedniego roku, w to noworoczny poranek chciałem Ci przekazać parę porad, jak wykorzystać ten czas, żeby naprawdę go wykorzystać.

Zanim zacznę poradnik, małe wyjaśnienie. W Boże Narodzenie padł mi telefon, z czego wyniknęły dwie rzeczy. Pierwsza – mogę przez ten tydzień żyć naprawdę „tu i teraz”, co jest bardzo fajne. Druga – mam ograniczony dostęp do internetu, dlatego wpisy ukazują się z opóźnieniem, a w mediach społecznościowych praktycznie się nie odzywam. Za parę dni wszystko powinno wrócić do normy. Przy okazji pytanie, na które możesz odpowiedzieć w komentarzu: czy chcesz na blogu od czasu do czasu przeczytać relację z testu jakiegoś sprzętu (elektronicznego, surwiwalowego, turystycznego itp.)?

A teraz do rzeczy – jak wykorzystać te 31622400 sekund tak, żeby ten czas naprawdę mieć.

1. Znaj swoje priorytety

Jeśli już wiesz, jaka jest Twoja specjalność – to doskonale wiesz, co jest Twoim priorytetem i na co w pierwszej kolejności powinieneś przeznaczyć czas. Jeśli nie – Twoim pierwszym priorytetem powinno być jej poznanie (zapraszam do pierwszej i drugiej części poradnika na ten temat, jeśli jeszcze go nie czytałeś). Jeśli wiesz, jakimi wartościami kierujesz się podejmując decyzje i do czego dążysz w swoim działaniu, będziesz mniej czasu tracił na rzeczy mało istotne. A to da Ci poczucie, że wykorzystujesz więcej czasu.

2. Wykorzystuj każdą chwilę

366 dni na działanie to niewiele. 31 milionów sekund brzmi już lepiej. Jedną z kluczowych umiejętności, które pozwoliły mi zwiększyć moją efektywność, było wykorzystanie właśnie sekund, a nie dni – krótkich przerw i „czasu jałowego” – na zrobienie czegoś. Na przykład rozmowy telefoniczne, jeśli tylko jest to możliwe, planuję pomiędzy 7:15 a 8 i pomiędzy 16:15 a 17. W tych godzinach zazwyczaj siedzę w samochodzie stojącym w krakowskich korkach, więc niewiele innych rzeczy mogę zrobić. A dzięki zestawowi głośnomówiącemu rozmowy nie zajmują mi czasu, w którym mam do wyboru inne działania (tak w ogóle to cały ten wpis zawdzięczacie Pawłowi, który powiedział mi, żebym napisał właśnie o tym moim patencie na czas). Jeśli akurat jadę komunikacją publiczną – zwykle staram się w tym czasie coś czytać albo odpisywać na maile. W czasie jedzenia drugiego śniadania mogę przeczytać coś, co nie wymaga ode mnie wielkiego skupienia. I tak dalej. Jeśli zminimalizujesz czas, w którym robisz „nic”, będziesz miał nagle o wiele więcej czasu.

3. Dostosuj zadania do swojego stanu

Działaj cały czas blisko 100% swoich obrotów. Żeby tak robić – musisz umieć ocenić, ile w danej chwili możesz. Możesz być zmęczony, możesz mieć lepszy albo gorszy dzień i tak dalej – tylko musisz o tym wiedzieć i, jeśli tylko się da, wybrać zadania adekwatne do tego, ile masz sił w danej chwili. Jest to trochę sprzężone z poprzednią radą. Lepiej wykorzystasz czas robiąc jedną lub pięć drobnych rzeczy, niż marudząc w tym czasie, że nie masz siły zacząć wielkiego zadania.

Jeśli nie możesz w danej chwili wybrać czegoś lżejszego – cóż, czasem trzeba zagryźć zęby i dać z siebie więcej, niż możesz. Dasz radę (z dokładnością do tego, co napiszę w punkcie 6).

4. Używaj dobrych narzędzi

Kiedyś robiłem jakiś projekt graficzny – chyba logo albo koszulkę – i męczyłem się nad nim chyba godzinę, bo nie pomyślałem o tym, żeby sięgnąć po myszkę leżącą parę metrów ode mnie. Przez to spędziłem nad nim, myślę, 3 razy za dużo czasu, bardziej się zmęczyłem i skupiałem się na obsłudze głaskadełka zamiast na merytorycznej części problemu. Może przykład nie za dobrze o mnie świadczy, ale pokazuje dokładnie to, o co mi chodzi: dobieraj dobre narzędzia do tego, co chcesz zrobić. Niezależnie czy chodzi Ci o zaplanowanie całego roku, czy przyklejenie fragmentu zabawki. Zyskasz czas i energię, żeby lepiej go wykorzystać.

I pisze Ci to gość, który jako podstawowego narzędzia do drobnego majsterkowania używa noża szturmowego…

5. Wiedz, ile czasu na co przeznaczasz

Poprzedniej zimy, żeby się zresetować, stwierdziłem, że przez pięć minut pooglądam serwis z głupimi zdjęciami w internecie. Po pięciu minutach odkryłem, że spędziłem tam pół godziny. Pod wpływem tego postanowiłem, że w Wielkim Poście będę notował dokładnie, ile na co czasu przeznaczam. Zyskałem 40 kartek, które z dokładnością do minut pokazały mi kiedy co robiłem – łącznie z tym, kiedy się obijałem. To wystarczyło mi, żeby wyrobić sobie nawyk kontrolowania czasu, który przeznaczam na daną czynność. A przy okazji przestałem śledzić zaległości w mediach społecznościowych i już nie przeglądam śmiesznych obrazków w internecie dłużej niż przez 10 minut – a i to tylko wtedy, kiedy już nie mogę myśleć i muszę się zresetować. Później wyrobiłem sobie jeszcze jeden nawyk – zamiast na obrazki wchodzę na Apoflegmaty Ojców Kościoła, jeśli tylko jestem w stanie jeszcze je przetwarzać.

Jeśli też widzisz, że czas przecieka Ci przez palce – polecam tę metodę. Miej przy sobie notes i zapisuj dokładnie, co w danym interwale robiłeś, a raz na tydzień analizuj (jeśli potrzebujesz – z czyjąś pomocą), jak Ci poszło i gdzie straciłeś czas. Po 2-3 miesiącach powinieneś zauważyć efekty.

6. Odpoczywaj

Może to banalne i na pewno powiązane z punktem 3. Czasem się zastanawiam nawet, czy odpoczynek nie jest bardziej kluczowy dla efektywności, niż działanie.

Musisz znać swój organizm i wiedzieć, ile snu potrzebujesz na dobę oraz jak najlepiej Ci się odpoczywa (i tu wskazówka: dla większości osób raczej nie jest to siedzenie i wpatrywanie się w telewizor).

Z brakiem snu lepiej nie przeginać – na dłuższą metę może się to bardzo negatywnie odbić na Twoim zdrowiu i, na oko, 80% Twojej efektywności pójdzie się paść. Oczywiście, czasem trzeba parę nocy pod rząd poświęcić na nadrabianie zaległości, ale generalnie zachęcam Cię, żebyś miał zaplanowany czas snu i realizował to zadanie tak, jak wszystkie inne.

A odpoczywać… warto na 100%. Na przykład: jeśli teraz budzisz się po Sylwestrze i nic Ci się nie chce to bardzo możliwe, że to nie był dobry sposób odpoczywania dla Ciebie. Odpoczywaj tak, żeby Cię to regenerowało i angażuj się w to w pełni – nie myśl o tym, co zdenerwowało Cię trzy dni temu ani o spotkaniu, które czeka Cię za tydzień. Kiedyś już chyba pisałem, że dla jednego dobrym odpoczynkiem jest leżenie na plaży na Majorce, dla innego trzy dni w górach bez niczego do jedzenia, a dla jeszcze innego chodzenie po klubach i tańczenie. Rób to, co najlepiej wpisuje się w Twoją specjalność i Ci pozwala odpocząć, ale na pewno nie zaniedbuj odpoczynku i regeneracji.

7. Znajdź sobie nowe zajęcia

Wiele razy w moim życiu okazywało się, że im mniej mam do zrobienia – tym mniej udaje mi się zrobić. Gdy pierwszy raz zaangażowałem się w wolontariat – przestałem mieć problem z czasem na naukę w szkole. A za najbardziej „przebimbany” czas w moim życiu uważam okres pracy w instytucie badawczym, kiedy bezpośrednio po studiach nie robiłem absolutnie nic oprócz pracy.

Teraz gdy nie wyrabiam z tym, co mam zrobić – staram się przynajmniej czasowo zaangażować w jakiś nowy projekt i zwykle to pomaga. Łatwo było to zauważyć choćby na blogu: w październiku i listopadzie miałem problemy z utrzymaniem regularności wpisów. W grudniu, kiedy dodałem adwentowy cykl #jakoperator, zacząłem wyrabiać z wszystkimi innymi wpisami.

Jeśli więc nie masz czasu, znajdź sobie dodatkowe zajęcie: albo popatrz na następny punkt, albo znajdź sobie zajęcie w wolontariacie, albo naucz się czegoś nowego i tak dalej. Jak nie masz pomysłu – napisz w komentarzu, na pewno z innymi użytkownikami coś dla Ciebie wymyślimy.

8. Módl się

Już kilka razy zauważyłem, że im więcej czasu poświęcam na modlitwę, tym więcej mam czasu ogólnie. I na odwrót – jeśli stwierdzam, że nie mam czasu na modlitwę, brakuje mi go też na inne rzeczy. Nie mam pojęcia, jak to działa, ale działa. Dlatego jeśli nie masz czasu, po prostu tu i teraz poświęć z pół godziny na modlitwę (np. poczytaj Pismo Święte), a dopiero potem wróć do robienia czegokolwiek innego.

9. Ucz się

I ostatnia rada: wykorzystanie czasu to umiejętność, której musisz się nauczyć i potrzebujesz na to czasu. W czasie nauki na pewno popełnisz błędy. Części z nich możesz uniknąć korzystając z rad i doświadczenia tych, którzy wcześniej się tego nauczyli. Możesz znaleźć wiele blogów, stron, książek i szkoleń poświęconych efektywności i organizacji czasu. Znajdź to, co Ci odpowiada i zobacz, jak inni poradzili sobie ze czasem, który mają do dyspozycji. Wiele porad na temat organizacji czasu znajdziesz też we wcześniejszych wpisach na moim blogu (np. wyszukując w wyszukiwarce „czas” lub „zarządzanie”). Przy okazji pozwolę sobie na przerwę na reklamę i przypomnę, że potrafię też przeprowadzić szkolenie.

To kilka rad ode mnie na początek tego roku. Jeśli chcesz coś do nich dodać – zapraszam do podzielenia się nimi w komentarzach, żebym z innymi czytelnikami mógł z nich skorzystać.

Na początku tego roku powiedz sobie, że masz czas. Mam nadzieję, że nie stracisz ani chwili z tego, co własnie dostałeś do dyspozycji.

Jeśli nie masz czasu zbyt często zaglądać na blog i sprawdzać, czy napisałem coś przydatnego – zapisz się na newsletter.

UPDATE

Kolega przypomniał mi o jednej rzeczy, którą też uważa za jedną z moich najlepszych rad, a którą pominąłem w tym wpisie. Faktycznie, przyznaję się, że zapomniałem o czymś podstawowym. Ta rada to:

10. Weryfikuj

W pierwszych wpisach na blogu opisałem system makieta–dron–kolimator, którego używam do zarządzania swoim działaniem. Jeśli w punkcie 6 napisałem, że odpoczynek może być ważniejszy niż działanie, to teraz napiszę że na pewno od samego działania ważniejsza jest refleksja nad tym, co się robi. Na różnym poziomie – od codziennego zastanowienia się, co mam do zrobienia i jak to realizuję do zastanowienia się co parę miesięcy, czy wszystkie moje działania prowadzą tam, gdzie powinny i czy nie tracę czasu na rzeczy niepotrzebne. Jeśli nie będziesz planował i przeznaczał czas na taką weryfikację swoich działań, prawdopodobnie z czasem będziesz robił coraz więcej i więcej, a pomimo to będziesz cały czas w tym samym miejscu w życiu. Regularne wyjście ponad poziom „operacyjny” i spojrzenie na swoje działania i cele z pewnej perspektywy pomoże Ci ukierunkować wszystkie działania, wprowadzić poprawki do Twojego kursu i wybrać te aktywności, z których z czasem powinieneś zrezygnować.

Jeśli masz problem ze spojrzeniem na swoje działania z dystansu, możesz też zaangażować w taką weryfikację drugą osobę.