Programy do zarządzania listą zadań

Parę miesięcy temu pisałem o tym, jak zorganizować swoją listę zadań, aby mogła spełniać swoją funkcję. Dzisiaj chciałem Ci pokazać parę konkretnych programów, które pomogą Ci zarządzać taką listą.

Narzędzi do zarządzania listami zadań jest bardzo wiele. Żeby ograniczyć się tylko do tych elektronicznych (a przecież David Allen swój system oparł na papierowych teczkach!), można do tego wykorzystać:

Nie dyskredytuję żadnej z grup, ale w tym wpisie skupię się jedynie na kilku programach z ostatniej grupy. Dlatego, że najwięcej z tej grupy przetestowałem i sam właśnie takiego programu używam na co dzień. Zanim przejdę do konkretnych przykładów, musisz wiedzieć…

Na co zwrócić uwagę?

Skoro narzędzi jest aż tyle warto wiedzieć, na co zwrócić uwagę przy wyborze „tego jedynego”. Według mnie trzeba szczególnie zwrócić uwagę na następujące aspekty programu:

  • Dostęp z wielu platform
    Musisz zastanowić się, gdzie chcesz przechowywać swoje listy. Czy wystarczą Ci na komputerze, czy wolisz mieć je na komórce, czy może chcesz mieć je i tu, i tu. W zależności od Twojej decyzji – sprawdź, czy rozważany przez Ciebie program jest dostępny na tych platformach, które są dla Ciebie istotne.
    Sprawdź też, jak wygląda synchronizacja pomiędzy różnymi urządzeniami. Spotkałem się z programami, które owszem, synchronizują wszystko ale w wersji bezpłatnej ta synchronizacja ma miejsce tylko raz na dobę. To dla mnie za rzadko, bo zadanie, które odkreśliłem na komórce mogłoby pokazać się jako niezrealizowane na komputerze. A w ferworze walki naprawdę nie trudno o to, żeby stracić czas na zrobienie drugi raz tego samego.
  • Koszty używania
    Wiele programów z dwóch ostatnich grup jest dostępnych w formie abonamentowej. Tak, zazwyczaj jest dostępna wersja darmowa, ale zazwyczaj jedynym uzasadnieniem jej istnienia jest wyrobienie u Ciebie nawyków związanych z danym programem, a przez to skłonienie Cię do zakupu pełnej wersji (pamiętaj o tym przy testowaniu programów!). Wersje darmowe są zwykle mocno ograniczone – czy to czasowo, czy funkcjonalnie. Za to zdecydowanie się na wersję płatną oznacza konieczność uiszczania co miesiąc lub rok opłaty abonamentowej. Wśród przykładowych programów opiszę także jeden, który wyróżnia się tym, że płaci się za niego tylko raz.
  • Możliwość współdzielenia listy
    Możesz uznać, że przydatna będzie dla Ciebie możliwość zaangażowania innych osób w Twoje projekty i udostępnienie im przynajmniej części swojego systemu zarządzania działaniem. A przydaje się to nie tylko w czasie realizacji wielkich projektów w pracy czy w wolontariacie, ale także przy organizacji listy zakupów czy planu realizacji obowiązków domowych. Jeśli chcesz mieć opcję udostępnienia niektórych list czy zadań innym użytkownikom – wybierz program, który to umożliwia i ustal z innymi, czy koszt jego używania jest akceptowalny dla każdego z grupy.
  • Interfejs
    Żeby program naprawdę Ci pomógł, musi Ci się go dobrze używać. Dlatego zwróć uwagę najpierw na to, jak program wygląda. A te, które przypadną Ci wizualnie do gustu przetestuj pod kątem tego, jak Ci się ich używa.

A teraz opiszę cztery programy, z którymi pracowałem przez dłuższy czas.

Programy, których używam lub używałem

DueToday

Zacznę od programu, którego sam używam na co dzień. DueToday jest dostępny na systemach Android i Windows – ja używam tej pierwszej. Przyznam szczerze, że mój wybór padł właśnie na ten program z dwóch powodów:

  • polecił mi go przyjaciel na początku mojej przygody z GTD,
  • za pełną wersję programu na daną platformę płaci się tylko raz.

DueToday jest przygotowane stricte pod system Getting Things Done i dzięki temu świetnie sprawdza się właśnie w tym systemie.

To, czym DueToday urzekło mnie, gdy już zacząłem go używać, to możliwości konfiguracji widgetów. Skonfigurować można praktycznie wszystko: jaki folder jest widoczny w danym widgecie (ja używam standardowo skrzynki spraw przychodzących i listy na dany dzień), jakie informacje są wyświetlane (zadanie, kontekst, deadline…), rozmiary czcionek, kolory… Dzięki temu wszystkiemu mogę szczerze powiedzieć, że używając DueToday praktycznie nigdy nie klikam ikony programu na komórce – wszystko robię przez widgety.

Parę razy napotkałem też problemy techniczne – głównie z synchronizacją zadań – dzięki czemu mogłem sprawdzić działanie działu pomocy technicznej. I też nie mogę o nim złego słowa powiedzieć.

Ale, żeby nie było zbyt różowo… DueToday ma dwie wady które sprawiły, że bardzo często zastanawiałem się nad zmianą programu. Podstawowa to dostęp do list tylko na wykupionej platformie – czyli żeby myśleć o dostępnie z komórki i komputera, trzeba zapłacić dwa razy. Do tego o programie mogą chyba zapomnieć użytkownicy sprzętu Apple i komórek z Windowsem. Druga wada dla mnie wadą nie jest, ale dość surowy interfejs – pomimo sporych możliwości konfiguracji – może niektórych odstraszyć od programu.

Any.Do (+ Any.Cal)

Any.Do było programem, który używałem przed DueToday i dzięki niemu doszedłem do wniosku, że robienie listy zadań naprawdę ma sens.

W odróżnieniu od innych opisywanych przeze mnie narzędzi, ta aplikacja nie oferuje rozbudowanego planowania i nie można w niej przypisać zadania na 23 stycznia 2023 roku. Zadania można przypisywać jedynie do kategorii „dzisiaj”, „jutro”, „za dwa dni”, „później”, a zadania przewidziane na dany dzień: „rano”, „południe”, „po południu” i „wieczór”. Tak więc obsługa aplikacji jest bardzo prosta i pomaga w wyrobieniu nawyku planowania osobom, które mają problemy ze zorganizowaniem się. W tym wszystkim pomaga jeszcze jedna funkcja, która tak naprawdę urzekła mnie w tym programie, a której nie znalazłem w żadnym produkcie konkurencji: „Chwila z Any.Do”.

Na czym polega ta funkcja? W wybrane przez Ciebie dni o określonej porze program „upomina się” i każe Ci przyporządkować zadania, które ostatnio dodałeś albo przerzuciłeś na ten dzień. Dzięki takiemu działaniu masz pewność, że codziennie poświęcisz chwilę na planowanie i w odpowiednim każdemu zadaniu poświęcisz przynajmniej odrobinę uwagi – albo je zrealizujesz, albo świadomie przeniesiesz na później.

Any.Do jest częścią rodziny programów oferowanych na platformy z Androidem, iOS i jako dodatki do przeglądarek internetowych. Drugim programem z rodziny jest Any.Cal, który – jak sama nazwa wskazuje – służy do obsługi kalendarza (i pod tym względem synchronizuje się np. z kalendarzem Google). Obydwa programy bardzo fajnie ze sobą współpracują, dzięki czemu można uzyskać efekt dwóch list („kalendarz” i „na dany dzień”) na raz. To bardzo duża zaleta.

Największą wadą Any.Do jest dla mnie brak możliwości zdefiniowania zadań cyklicznych, jak na przykład miesięczne płatności.

UPDATE

Najnowsze wersje Any.Do pozwalają już na dodawanie zadań cyklicznych, więc największa wada programu została usunięta.

Gdy używałem Any.Do regularnie, „chwila z Any.Do” była standardową funkcjonalnością. Teraz, niestety, w pełni można z niej korzystać jedynie w wersji płatnej. Ale… mam dla Was trzy roczne abonamenty Premium! Dostaną je trzy pierwsze osoby, które napiszą do mnie, podając maila zarejestrowanego w Any.Do.

Todoist

Todoist to, według mnie, najładniejszy program do zarządzania listami zadań. Jest dostosowany do metodologii GTD, ale nie narzuca ścisłego jej używania. Ma estetyczny i minimalistyczny interfejs, jest dostępny chyba z każdej możliwej platformy, motywuje do odtikowania tasków przez włączenie elementów grywalizacji i nie używam go jako swojego głównego programu tylko z jednego powodu: ceny.

Todoist jest oferowany w formie rocznych abonamentów. Niestety, funkcje typu kontekst zadań dostępne są dopiero po opłaceniu abonamentu, co dla mnie wykluczyło ten program z codziennego użytku. A szkoda.

ToodleDo

ToodleDo jest kolejnym programem dostosowanym do metody Getting Things Done. I będę szczery: ma bardzo archaiczny interfejs (co dla niektórych może być zaletą), jest mocno nieintuicyjny w obsłudze, i… udostępnia swój protokół synchronizacji, dzięki czemu wszystkie te wady można obejść. Z serwera ToodleDo można korzystać przy użyciu ponad 50 programów. Niektóre z nich działają lepiej, niektóre gorzej, ale jest spośród czego wybierać. Jest to duża zaleta, jeżeli chcesz korzystać ze swojej listy zadań na różnych urządzeniach, ale nie możesz znaleźć jednego programu, który zapewni Ci synchronizacji pomiędzy wszystkimi platformami. Swego czasu używałem ToodleDo właśnie dlatego, że pozwalał mi na korzystanie równocześnie z DueToday i programu na tablecie z Windowsem.

interfejs ToodleDo
interfejs ToodleDo

A, program ma jeszcze jedną ciekawą funkcję: wyrabianie nawyków. Chociaż, jak pewnie wiesz, ja wolę stosować inną metodę.

Uwaga końcowa

Jeszcze ważna rzecz na koniec. Pamiętaj, że program to tylko Twoje wsparcie. Narzędzie. Nawet jeśli będziesz używał chwili z Any.Do, zbierał punkty karmy w Todoist albo trybu nawyków w ToodleDo nic Ci to nie da, jeżeli naprawdę nie chcesz poprawić swojej organizacji. Zanim zaczniesz korzystać z wybranego programu, przede wszystkim podejmij decyzję, że będziesz tego narzędzia używał, żeby lepiej wykorzystać swój czas. Bez tego zniechęcisz się po kilku dniach stosowania programów i stwierdzisz – jak ja wiele razy – że listy zadań nie mają sensu.

Podsumowanie

Jak napisałem we wstępie, to tylko krótki opis czterech programów, z którymi na dłużej spotkałem się w swojej karierze. Nie chodziło mi o wskazanie Ci konkretnego programu, tylko pokazanie Ci, na co warto popatrzeć szukając programu dla siebie. Jeśli szukasz programu dla Ciebie – gorąco zachęcam Cię do eksperymentowania. Tylko pracując w danym programie przez co najmniej tydzień będziesz mógł powiedzieć, czy naprawdę podoba Ci się współpraca z nim, czy nie. A na rynku jest dostępne tyle programów, że na pewno znajdziesz coś dla siebie.

Powodzenia we wdrażaniu Twojego systemu!

  • Dzięki, że o tym wspominasz – ja po prostu używam i faktycznie nie zwróciłem uwagi na to, kiedy ostatnio ściągała się aktualizacja.

  • Damian Rawski

    Korzystam z DueToday od ponad 4 lat, wcześniej miałem przejścia z Toodledo i podobnymi. Po leciutkim dostosowaniu (konteksty wykorzystuje bardziej jako kategorie), sprawdza mi się znakomicie. Martwi mnie jednak, że ostatnia aktualizacja aplikacji androidowej miała miejsce w 2014 roku – oznacza to raczej koniec projektu… a szkoda :( Pomyślałem, że warto o tym wspomnieć.

    Z kolei Evernote służy mi bardziej jako notatnik, a jego check-listę wykorzystuję tylko do mojej notatki z listą rzeczy do spakowania na wyjazd :D

  • Cześć,
    na początku zaznaczę, że jakoś Evernote, pomimo czterech albo pięciu podejść do tego programu, do mnie nie przemawia, więc to może rzutować na moją opinię.
    Wiem, że niektórzy używają Evernote do zarządzania listami zadań i że ten program ma funkcje pomocne w organizacji listy. I jeśli niczego Ci w nim nie brakuje – to prawdopodobnie nie musisz nic zmieniać:-). Ale jeśli faktycznie brakuje Ci jakiejś funkcjonalności – próbuj znaleźć narzędzie lepsze dla Ciebie.
    Według mnie warto wypróbować różne narzędzia choćby po to, żeby mieć porównanie i wiedzieć, że faktycznie to wybrane najbardziej Ci odpowiada.
    Co do samego testowania zachęcam Cię do tego, żebyś np. jeden z projektów albo kontekstów przeniósł do innego programu i zobaczył, jak się on sprawdza. Jeżeli dobrze – dodawaj kolejne projekty, stopniowo na niego przechodząc. Jeśli źle – wróć do Evernote albo spróbuj na innym programie. Szerzej pisałem o tym we wpisie: http://www.operator-paramedyk.pl/od-narzedzia-do-systemu/ .
    Ja po takich testach doszedłem do wniosku, że zadania z pracy trzymam na OneNote, a wszystkie pozostałe – w DueToday. I ten system funkcjonuje już u mnie od ponad dwóch lat.

    A przy okazji – możesz napisać więcej o przejściach z Nozbe?

  • Janek

    Witaj! Przede wszystkim dzięki za bloga. Szkoda, że nie piszesz wcześniej, ale doskonale to się uzupełnia z innymi blogami, które czytam.

    Próbuję, raczej skutecznie, wdrażać odmianę GTD pod nazwą Agile Results. Odkryłem przypadkowo na Lifehackerze (http://lifehacking.pl/agile-results-usuwa-bugi-systemu-gtd-davida-allena/).

    I tak się zastanawiam, gdzie trzymać te swoje listy z planem działań. Obecnie wszystko w Evernote, wcześniej były przejścia z Nozbe.
    tak samo jak Ty cenię sobie wieloplatformowość (laptop+komórka).

    Czy Twoim zdaniem warto się przesiąść z Evernote na coś z powyższego?