Od narzędzia do systemu

Dość dużą część wpisów na blogu poświęciłem zarządzaniu działaniem. Uważam, że jest to jedna z najważniejszych umiejętności dla współczesnego mężczyzny. Operator musi na tyle szybko zarządzać swoim działaniem, żeby w ułamku sekundy podjąć decyzję o oddaniu strzału lub jego zaniechaniu. Życie cywilne nie stawia przed Tobą aż tak wysokich wymagań, ale powinieneś wiedzieć, jak optymalnie wykorzystać czas, który masz do dyspozycji.

W ciągu ostatniego miesiąca kilku zwróciło mi uwagę, że jak pokazuję, jak u mnie działa zarządzanie działaniem to wszystko wygląda fajnie, ale jak sami próbują wcielić niektóre z moich rad w życie, to staje się to zawiłe i trudne. Problemem było to, że na mój system składa się paręnaście narzędzi i próba ogarnięcia ich na raz jest nie lada problemem. Ponieważ możesz czasem stanąć przed podobnym problemem – uznałem, że dobrze będzie ten temat poruszyć na blogu.

Jak pewnie część z Was już wie, używam na co dzień lekko zmodyfikowanej metody Getting Things Done. Zanim zdecydowałem się na nią, przetestowałem jakieś 4-5 inne systemy zarządzania działaniem i około dziesięciu osobnych narzędzi. Na początku było mi bardzo trudno przyzwyczaić się do wyboru zadań w określony sposób, czułem się trochę zagubiony w gąszczu możliwości i elementów systemów do sprawdzenia. Dlatego opracowałem swoją metodę wdrażania i testowania systemu, którą chciałem zaproponować każdemu, kto stoi przed problemem poprawy swojej efektywności.

Zabierając się do poprawy organizacji swojej pracy pamiętaj że każdy – nawet najlepiej opracowany – system zarządzania działaniem to tylko pewna sugestia. Baza, na podstawie której możesz dopracować własne rozwiązania. Dlatego uważam, że musisz chcieć poeksperymentować i zmodyfikować wybrany system i narzędzia, aby jak najlepiej pasowały do Twoich potrzeb.

Gdy zdecydujesz się na użycie jakiegoś narzędzia wspomagającego efektywność, wybierz na początek dwa-trzy obszary swojego życia – najlepiej te, w których akurat generujesz opóźnienia – i przez trzy-cztery tygodnie sprawdzaj na nich działanie wybranego narzędzia. Jeśli wszystko będzie dobrze działać i uznasz, że warto brnąć dalej w dany system, na tej samej zasadzie dodawaj kolejne narzędzia lub rozszerzaj zakres stosowania tego, co już sprawdziłeś, na kolejne obszary Twojego życia. Z czasem sam zauważysz, jak poszczególne narzędzia zaczynają z sobą współgrać i tworzyć spójny system.

W pewnym momencie pewnie dojdziesz do momentu, gdy coś w systemie przestanie działać dobrze. Zatrzymaj się wtedy i przeanalizuj, jaki element powoduje niedopasowanie systemu do Twojego życia. Gdy go znajdziesz, zastanów się jakie zmiany możesz wprowadzić, żeby dopasować system do Twojej sytuacji. Każdą z takich zmian testuj przez około tydzień i potem zdecyduj, czy włączasz ją na stałe do swojego systemu.

A jeśli uznasz, że po prostu dany element systemu nie współgra z Twoim stylem życia i nie potrafisz go dostosować? Po prostu wyrzuć go z systemu i znajdź coś lepszego dla Ciebie w jego miejsce. Pamiętaj, że to ma być system zarządzania Twoim działaniem i nie liczy się to, co się sprawdziło lub nie u tysięcy innych osób.

Możesz też uznać, że po prostu w danym systemie coś Ci nie odpowiada. Wtedy też, po prostu, przejdź do testowania innego systemu albo innych pojedynczych narzędzi.

Jeśli będziesz postępował w ten sposób, stopniowo dojdziesz do opracowania własnego systemu zarządzania działaniem, który w danym momencie jest optymalnym systemem dla Ciebie i którym będziesz mógł objąć całe Twoje życie.

Co ważne – takie „testowanie systemu” praktycznie nigdy się nie kończy! Takie podejście pozwala nie tylko wybrać system optymalny pod kątem Twojego stylu życia i wprowadzić go do Twojej codzienności. Tak naprawdę jest to metoda ciągłej optymalizacji systemu zarządzania działaniem, która pozwala Ci na bieżąco dostosowywać go do zmieniającej się sytuacji w Twoim życiu.

każdy system zarządzania działaniem to tylko sugestia, baza, na podstawie której możesz opracować własne rozwiązania

W skrócie tę metodę można określić testuj-modyfikuj-poszerzaj. Testuj narzędzia, które przypadną Ci do gustu i stopniowo łącz je w system. Modyfikuj elementy systemu, które nie pasują do Twojego życia. I stopniowo rozszerzaj zakres stosowania Twojego systemu na kolejne obszary Twojego życia. Jeśli tak zrobisz, po pewnym czasie będziesz miał opracowany swój własny system zarządzania działaniem, dostosowany do Twojej aktualnej sytuacji, który będziesz mógł na bieżąco dostosowywać do zmian w Twoim życiu. A tak dobrego dla Ciebie systemu jeszcze nikt nie opisał.

Opracowanie własnego systemu zarządzania działaniem wymaga czasu i wielu kroków. Niektóre z nich będą „do przodu”, a niektóre „wstecz”. Chętnie pomogą Ci przez nie przejść – wystarczy, że zapiszesz się na newsletter.