Lista

Zazwyczaj jak ktoś już ma cele, robi ich listę. I to jest kolejne magiczne słowo używane w kontekście zarządzania działaniem. Gdy przygotowywałem jedną z prezentacji, gospodarz spotkania wręcz nalegał, żebym gdzieś w trakcie powiedział o robieniu listy, bo nie wyobrażał sobie ruszenia tematu bez tego elementu. I tak zdarza się, że ktoś ma kilkanaście list na najróżniejsze tematy i dziwi się, dlaczego nie poprawia to jego efektywności. A z listą jest jak z innymi narzędziami – sama nic nie zrobi, musisz dopiero umiejętnie jej użyć.

Lista jest narzędziem. Podobnie jak młotek, karabinek, komputer, samochód albo pieniądze. Narzędziem, który pomoże Ci zrealizować niektóre z zadań. Niestety, często początkujący używają listy tak, jakby chcieli ugotować wodę w telewizorze za pomocą śrubokręta. Dlatego ten wpis poświęcę temu, jak podejść do pracy z listą.

Zabierając się za listę zacznij od zadania sobie pytania, po co w ogóle ją robisz. Czy chodzi Ci o to, żebyś o niczym nie zapomniał, czy bardziej o uporządkowanie rzeczy, o których pamiętasz, czy chcesz wypróbować jakąś nową metodę zarządzania, a może zwizualizować to, co wiesz i poszukać nowych opcji i rozwiązań. Jak już się dowiesz, do czego potrzebna jest Ci lista – uciesz się z tego, że ją zrobisz. W ogóle uważam, że jedną z kluczowych cech listy jest to, żebyś miał radość, gdy jej używasz.

Operatorzy, żeby osiągnąć maksymalną skuteczność ognia, modyfikują swoje karabinki przez dodanie chwytów, poduszek oraz urządzeń wspomagających celowanie. Ty, żeby osiągnąć maksymalną skuteczność działania, musisz modyfikować swoje listy tak, żeby każda wskazywała Ci dokładnie to, co ma wskazać

Gdy już wiesz, po co robisz listę, musisz podjąć cztery decyzje:

  • na czym zrobić listę,
  • gdzie trzymać listę,
  • co umieścić na liście,
  • jak często patrzeć na listę.

Specjalnie nie zacząłem od tego, jak najczęściej wygląda robienie listy – pojawia się myśl „o, muszę zrobić listę zakupów na sobotę”, więc zaczynasz szukać kawałka papieru i długopisu. Nie – gdy już wiesz, po co dana lista ma zaistnieć (jeśli dotyczy zakupów, celem stworzenia listy może być na przykład „Nie chcę tracić czasu na zastanawianie się w sklepie, co mam kupić” albo „Nie chcę wydać pieniędzy na coś niepotrzebnego”), zacznij od zastanowienia się, na czym ją zrobisz i gdzie będziesz trzymał.

Dlaczego? Tak, jak napisałem powyżej – według mnie o skuteczności listy w dużej mierze decyduje to, czy będziesz chciał po nią sięgać i czy będzie Ci to sprawiało radość. Jeśli korzystanie z przygotowanej listy nie będzie Ci się podobało – będziesz niepotrzebnie zużywał swoją siłę woli na jej zrobienie i regularne sprawdzanie. Dlatego pomyśl, jaką listę naprawdę chcesz mieć i gdzie chcesz ją trzymać. Przejściowo listy możesz tworzyć na pierwszej lepszej kartce, jaką wyciągniesz, ale jeśli wiesz, że chcesz mieć papierowe listy na biurku albo w portfelu – chodź po sklepach papierniczych tak długo, aż nie znajdziesz notes dokładnie taki, jaki chcesz. Może potrzebujesz tylko szablonu – wtedy usiądź przed komputerem i poświęć czas na jego ściągnięcie albo zrobienie. Jeśli chcesz mieć elektroniczną listę w telefonie – zastanów się, czy ma też być dostępna także z komputera i szukaj programu, który będzie najlepiej dostosowany do Twoich potrzeb. Oczywiście, wybrane rozwiązanie zweryfikuj w działaniu i po pewnym czasie zadaj sobie pytanie, czy na pewno tego szukałeś. Nie bój się eksperymentować i wprowadzać zmian. Operatorzy, żeby osiągnąć maksymalną skuteczność ognia, modyfikują swoje karabinki przez dodanie chwytów, poduszek oraz urządzeń wspomagających celowanie. Ty, żeby osiągnąć maksymalną skuteczność działania, musisz modyfikować swoje listy tak, żeby każda wskazywała Ci dokładnie to, co ma wskazać.

Ważne jest też, gdzie chcesz trzymać listę – w jakich miejscach/sytuacjach chcesz mieć możliwość sprawdzenia jej sprawdzenia i modyfikacji. Oznacza to, że musisz się zastanowić ile list tak naprawdę chcesz mieć. Najbardziej elastyczne są narzędzia do tworzenia list w telefonie – możesz je mieć zawsze ze sobą. Ale nie zawsze jest to rozwiązanie optymalne. Ja kiedyś odkryłem, że przechowywanie na jednej liście zadań związanych z doktoratem – które wykonuję na uczelni – i pozostałych bardzo zaciemnia mi obraz i mnie rozprasza, więc oddzieliłem je tak, żeby mieć do nich dostęp jedynie na uczelni. Oddzieliłem też listę zakupów od listy działań do podjęcia – są w osobnych programach, bo zakupów jest dużo i tę listę przeglądam też w konkretnym, specyficznym środowisku. Ostatecznie wydzieliłem też zadania wynikające z otrzymanych e-maili i ograniczające się do pracy przy komputerze. Jeśli stworzysz pierwszą listę i zaczniesz z niej korzystać – z czasem zaczniesz zauważać, jakie podlisty możesz z niej wyodrębnić i które listy musisz zawsze mieć przy sobie, a które możesz zostawić w konkretnym miejscu.

Gdy już wiesz, jak będzie wyglądała Twoja lista i gdzie będzie się znajdowała – możesz zdecydować, co chcesz na niej umieścić. Czyli jakie informacje są Ci potrzebne, żeby dana lista działała efektywnie.

Tutaj wprowadzę moje rozróżnienie trzech terminów, które dla wielu osób są synonimami. To rozróżnienie mi pozwoliło bardzo uporządkować kwestię organizacji czasu i działania. Żeby dokładnie wiedzieć, z czym mam do czynienia, wyróżniam:
cel – pewien efekt końcowy, który chcę osiągnąć,
projekt – zespół działań zmierzających do osiągnięcia celu,
działanie – konkretna pojedyncza aktywność, którą możesz wykonać w celu przybliżenia się do realizacji celu.

Dla każdej z tych kategorii można sporządzić osobną listę. Najbardziej szczegółowa powinna być lista działań – sam na takiej, oprócz samego opisu działania, zapisuję termin realizacji, jakiego projektu dotyczy dane działanie oraz wszystkie szczegóły, których mogę potrzebować (adresy, numery telefonów itp.). Gdy decyduję, co będę robił w danej chwili wystarczy, że popatrzę na listę i mogę przystąpić do działania – nie muszę szukać żadnych dodatkowych informacji. Z kolei w odniesieniu do celów – zalecam zapisywać jedynie wartość, z jaką dany cel jest związany, i pewien horyzont czasowy jego realizacji (np. co z tego celu będzie zrealizowane w perspektywie najbliższych sześciu miesięcy). Z popatrzenia na cele w horyzoncie czasowym rodzą się projekty, z których z kolei wynikają konkretne działania.

Co jeszcze możesz mieć na listach? Praktycznie wszystko, czego potrzebujesz. Adresy, telefony, wspomniane już zakupy, wydarzenia… Po prostu – jeśli jesteś w stanie stwierdzić, że zrobienie listy czegoś ma sens, możesz taką listę zrobić i sprawdzić, czy faktycznie pomaga Ci w działaniu.

No i ostatnia sprawa: jak często będziesz korzystał ze swojej listy. Jeśli zapiszesz – jak zaleca wiele osób – listę celów, prawdopodobnie nie musisz mieć jej zawsze przy sobie. Wystarczy, jak raz na jakiś czas popatrzysz na nią w domu. Z resztą, jeśli Twoje cele są naprawdę Twoje, nie musisz mieć listy, żeby o nich pamiętać. Listę projektów możesz przeglądać częściej – żebyś wiedział, w jakim kierunku zmierzasz w danym tygodniu czy miesiącu. Za to z listą działań nie powinieneś się rozstawać, bo zawsze możesz mieć chwilę, którą możesz wykorzystać na wykonanie jednego z działań. Zawsze może też przyjść Ci do głowy nowe działanie do podjęcia, które warto będzie dodać do listy. Z czasem sam zobaczysz i określisz, jak często musisz korzystać z danej listy, żeby pomagała Ci utrzymać efektywność. Ja podsunę Ci tylko jedną wskazówkę. Wiele osób wykonując jakieś działanie patrzy na swoją listę rzeczy do zrobienia i stresuje się, ile jeszcze na niej jest. Ja radzę skupić się tylko na aktualnie wykonywanym działaniu i patrzenie na listę działań do wykonania jedynie w przerwach pomiędzy realizacją poszczególnych jej elementów.

Tak, jak pisałem we wstępie – lista nie jest elementem magicznym. Jest narzędziem, które – jeśli dobrze je przygotujesz i wykorzystasz – może pomóc Ci w organizacji wielu rzeczy i ułatwić identyfikację i realizację celów. Mam nadzieję, że podane powyżej rady pozwolą Ci stworzyć zestaw list idealnie dopasowany do Ciebie. A jeśli masz jakieś własne spostrzeżenia lub rady dotyczące tego narzędzia pracy – zachęcam, żebyś podzielił się nimi ze mną i czytelnikami komentując ten tekst. Jeśli masz jakieś pytania dotyczące tworzenia list – też postaram się na nie odpowiedzieć.