Lista codziennych zadań

Przez długi czas miałem problem z listami zadań, które sobie przygotowywałem. Parę razy zabierałem się do takiej organizacji i zawsze po paru dniach albo tygodniach wszystko przestawało u mnie działać. Za dużo miałem nieprzewidzianych wydarzeń które sprawiały, że nie byłem w stanie zrealizować wszystkiego, co umieściłem na liście i miałem poczucie ogromnych zaległości, co demotywowało mnie do dalszego planowania i realizacji zadań. W końcu odkryłem, że potrzebuję nie jednej, a trzech list.

Jakiś rok temu napisałem ogólnie o tym, jak konstruować listy, które będą Ci ułatwiały, a nie utrudniały życie. Dzisiaj chcę konkretnie napisać o liście zadań do wykonania.

Jeśli dobrze pamiętam, inspirację do takiego zorganizowania list zadań znalazłem w metodzie Getting Things Done. I w tym momencie nawet nie pamiętam, ile pochodzi z oryginału, a co sam zmodyfikowałem. Od razu też zaznaczę, że w swoim systemie zarządzania działaniem oddzielam rzeczy, które robię w pracy, od całej reszty i system trzech list w formie, o której piszę, stosuję w pracy.

Moja lista zadań to tak naprawdę trzy listy:

• pierwsza zawiera rzeczy, które muszę zrobić danego dnia o danej godzinie,-
• druga obejmuje sprawy, którymi chcę się zająć danego dnia,
• na trzeciej spisuję sprawy, którymi mogę się zająć, jak tylko będę miał wolny czas.

Pierwsza lista to, tak naprawdę, kalendarz. Na niej lądują rzeczy, które mogę zrobić tylko w danym dniu o danej godzinie i/lub wymagają zaangażowania innych osób, z którymi muszę się umówić. Gdy pracowałem w laboratorium, w tej kategorii wpisywałem głównie zaplanowane pomiary, na które musiałem zarezerwować aparaturę. Teraz wypełniają ją spotkania, umówione rozmowy telefoniczne, szkolenia i wyjazdy.

Druga lista zawiera rzeczy, które powinienem zrobić danego dnia, ale nie ma znaczenia, o jakiej porze je zrobię. Teraz zamieszczam na niej czynności, w które nie musze angażować innych osób, krótkie rozmowy telefoniczne i sprawy, które mają określony deadline. W czasie pracy w laboratorium, tutaj mieściła się obróbka danych pomiarowych i przygotowanie posterów i publikacji.

No i trzecia lista. Są na niej czynności, których nie muszę wykonać w konkretny dzień, ale ogólnie chcę się nimi zająć, żeby poruszyć do przodu sprawy, które prowadzę. I ta lista jest najobszerniejsza.

ponieważ nie wyrabiałem z jedną listą zadań, wymieniłem ją… na trzy

W ciągu dnia pierwsza lista daje mi ustalone punkty, do których dopasować resztę planu dnia. W przerwach pomiędzy zadaniami z listy pierwszej, zajmuję się w pierwszej kolejności zadaniami z listy drugiej. Do trzeciej listy przechodzę gdy wiem, że zdążę zrealizować wszystkie zadania z powyższych list (lub już je zrealizowałem).

Jak widzisz na przykładzie (przyznaję, że przygotowanym na potrzeby tego wpisu), przy każdej czynności notuję także czas, jaki przewiduję na jej realizację. Stosuję tutaj dwie zasady:

• czas rozliczam z dokładnością do kwadransa – to najmniejsza ilość czasu, jaki mogę przeznaczyć na czynność.
• staram się, aby czynności zaplanowane na dany dzień (czyli z listy pierwszej i drugiej) nie przekraczały 80% czasu, który mam do dyspozycji danego dnia. Jeżeli coś potrwa dłużej, niż przewidywałem – dzięki temu mam pewną rezerwę. Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem lub wyrobię się szybciej – mam czas na zadania z listy trzeciej.

Planowanie czasu przeznaczonego na konkretną czynność na początku jest trudne. Nastaw się na to, że na początku wcale nie będzie Ci się udawało zaplanować czasu tak, żeby wystarczyło Ci na wszystkie czynności w ciągu dnia. Większość osób, z którymi rozmawiałem, na pewnym etapie jest zdziwiona ile zajmują im rzeczy, które uważają za robione „od tak”.  I Ciebie pewnie też to zdziwi. Ale im lepiej znasz to, czym się znajdujesz, tym dokładniej pójdzie Ci planowanie, ile możesz zrobić w ciągu jednego dnia.

A czy Ty masz swoje sprawdzone metody na tworzenie listy codziennych zadań?

Za tydzień planuję napisać o jeszcze jednym narzędziu, które pomoże Ci w organizacji – tym razem na poziomie widoku z drona.

Na blogu co jakiś czas wracam do tematu efektywności, omawiając różne metody i triki pomagające zarządzać swoim działaniem. Jeśli chcesz być w temacie na bieżąco, zapraszam do zapisania się na newsletter: