Improwizacja według schematu

W jednym z wpisów napisałem, że sekcja czyszcząca budynek wygląda dla mnie jak jeden zgrany organizm, a jednym z czynników wpływającym na to jest przygotowanie każdego z operatorów do dowodzenia w czasie operacji. Dzisiaj chciałem napisać o kolejnym czynniku, który pozwala operatorom być przygotowanym praktycznie na każdą sytuację, którą spotkają. Tym czynnikiem jest trening przygotowujący do określonego sposobu działania: improwizacji według schematu.

Tak, dobrze przeczytałeś: „improwizacja” i „schemat” użyte w jednym stwierdzeniu.

O co chodzi? Obrazowo można powiedzieć, że cała operacja składa się z „klocków”, które w czasie planowania operatorzy dobierają do miejsca i terenu, a w czasie działania – do aktualnej sytuacji i warunków. Chodzi o to, że sekcja nie zdobywa np. mieszkania. Sekcja otwiera drzwi, wrzuca granat, przechodzi przez drzwi, czyści przedpokój, podchodzi do drzwi pokojów, przechodzi przez drzwi, czyści korytarz, czyści pierwsze pomieszczenie, czyści drugie pomieszczenie i tak dalej. Każdy z tych elementów jest wykonywany w określony sposób – na podstawie wcześniejszych doświadczeń i przewidywań tworzy się sposób postępowania dla każdej pojedynczej czynności, której można spodziewać się w czasie prowadzenia działań. Każde takie działanie elementarne, oprócz samego sposobu postępowania, zawiera także „wyzwalacz”, czyli opis warunków, w których należy przejść do jego realizacji. Następnie, w czasie godzin treningów, operatorzy uczą się, jak wybierać odpowiednie działania w odpowiedniej sytuacji i ćwiczą ich wykonywanie. Efektem są nawyki i pamięć mięśniowa, które pozwalają szybko podjąć odpowiednie działanie w danej sytuacji.

Dzięki temu, w czasie treningu osiągane jest coś, co wydaje się niemożliwe: przygotowanie operatorów do działania w praktycznie każdej sytuacji.

Jak wykorzystać to w życiu codziennym?

Jest to trochę powiązane z jedzeniem słonia po kawałku, o którym kiedyś napisałem. Wtedy mówiłem, żebyś każdą sytuację trudną lub taką, która Cię przerasta, dzielił na małe kawałki. Dzisiejsza metoda jest rozwinięciem tego także na sytuacje codzienne.

I jasne, że 90% osób będzie twierdziło, że codziennie spotyka niepowtarzalne sytuacje i że się nie da tego zastosować w ich życiu, ale…

Nie ma dwóch takich samych domów. Ani dwóch takich samych centrów handlowych. Ani statków. A właśnie w tych warunkach sprawdza się metoda, o której piszę. Co więcej – te warunki pozostawiają minimalny margines na błąd.

Na konferencji Żyj w Obfitości rozmawiałem z właścicielem jednej z księgarni internetowych o stosowaniu procedur w biznesie, a dokładnie – o możliwości stworzenia powtarzalnych procedur w działalności badawczo-rozwojowej, która wydawała mi się nieprzewidywalna. Podał mi przykład tego, jak w jego księgarni wprowadzili procedury kontaktu z klientami. Jeśli patrzyli na każdego maila z osobna – to tak, każdy mail miał niepowtarzalną treść i musieli od „Szanowny Panie/Pani” do „Pozdrawiam” wymyślać na niego odpowiedź. Ale gdy przeanalizowali wszystkie wiadomości, które otrzymali w pewnym okresie czasu okazało się, że tak naprawdę wszystkie sprawy poruszane przez klientów można sprowadzić do niecałych pięćdziesięciu przypadków. Po stworzeniu tych kilkudziesięciu standardowych odpowiedzi, teraz muszą jedynie zidentyfikować, pod którą z kategorii podchodzi dany mail, wkleić szablon treści i podmienić pola zawierające zmienne. Mogą ominąć cały proces układania i wpisywania tekstu maila, a klient jest tak samo dobrze obsłużony.

Tak więc jeśli uważasz, że absolutnie nie da się wprowadzić powtarzalnych elementów w Twoje życie – popatrz na nie z perspektywy drona i przyglądnij się temu, co  i jak robisz, a na pewno znajdziesz jakieś wzorce.

improwizacja według schematu sprawdza się w najcięższych warunkach, w których nie ma miejsca na błąd

Jakie procedury ja wprowadziłem w swoją codzienność?

  • Jedną z pierwszych rzeczy, którą robię po wstaniu z łóżka, jest włączenie czajnika. Bo już dawno odkryłem, że osiągnięcie przez herbatę temperatury odpowiedniej do jej wypicia jest jedną z rzeczy, która limituje moje wyjście z domu.
  • Dzięki wolontariatowi w Maltańskiej Służbie Medycznej wypracowałem w sobie metodę przechodzenia nad stresem do działania, która sprawdza się równie dobrze w domu czy biurze. Akurat tej nie opiszę żeby nie odkrywać przed innymi, kiedy jestem mocno zestresowany.
  • Jeśli siedzę nad pustą kartką i nie mam pojęcia jak zacząć pisać tekst, który mam do napisania – czytam parę stron Apoftegmatów Ojców Pustynii, a jeśli to nie pomaga – przeglądam newsy technologiczne albo zdjęcia na unsplash.com. W ekstremalnej sytuacji, jeśli nadal nie mogę nic wymyślić – oglądam przez parę minut głupie obrazki w internecie. W ten sposób w 10 minut pobudzam swoją kreatywność.
  • A gdy chcę opublikować nowy wpis na blogu, najpierw czytam go jeszcze raz w Wordzie, potem w WordPressie dodaję linki i publikuję na stronie, wysyłam newsletter, a na końcu wrzucam informację na serwisy społecznościowe.

To tylko parę przykładów. Czy te moje procedury zawsze się sprawdzają? Nie, są sytuacje, w których zawodzą. Czy muszę je ulepszać? Tak, często znajduję coś, co mogę zrobić lepiej. Czy pozwalają mi reagować szybciej i działać efektywniej? Zdecydowanie.

Jeśli więc chcesz się uczyć efektywności i skuteczności od najlepszych – zacznij improwizować według schematu. Jeśli w ten sposób da się zdobyć terminal naftowy, to da się też zrobić to, czym zajmujesz się na co dzień.

  • Mikołaj

    Mam podobnie- gdy muszę zabrać sie za rozwiazanie skomplikowanego problemu technicznego i już na starcie sie zablokuję, wtedy rozrysowuje sobie zalożenia na kartce i patrze na to co mogę zrobić od razu, a z czym bedą trudności.